b從參與醞釀的過程中發散/b
領導意圖的形成通常要經歷一個深思熟慮、反覆醞釀的過程。作為抓大事、掌握大政方針的領導者，是不可以隨心所欲亂髮指令的。辦公室的同志如果能夠諳熟這一規律，便可有意識地介入領導意圖的形成過程，從一開始就牢牢掌握領會和實現領導意圖的主動權。
實際上，在領導意圖形成的過程中，辦公室同志「參與」越早越深入，對領導意圖的領會就越深刻，執行起來也就越得心應手。
這一點很好理解。前幾天，領導主持召開了一個協調會，聽取了各個單位對提高教師餐廳收費的意見，會上形成了一些決議，領導指示你加以落實。如果你沒有參加之前的協調會，肯定對決議一頭霧水，或許還有些不太理解，這都難免影響領導意圖的落實。
但如果你全程參加了協調會，完整聆聽了與會人員的發言，瞭解事情的來龍去脈，搞清了決議的起源、討論過程和各方立場，再落實起來是不是就心中有數了很多，踏實了很多？這就是參與到決策過程中對理解領導意圖的幫助。
b從領導的個性中發散/b
這種發散方式其實是最重要也最難言述的，靠的是長時間的朝夕相處、摸爬滾打、細心揣摩。由於領導的氣質、性格、能力和領導方法不同，交代自己意圖的方式也是不同的。
有的領導是簡潔式的，即只用幾句話就乾脆利索地把他的想法說了出來，其內在含義，由你去詳細體味；有的領導是詳細式的，讓你寫個稿子，把應該寫些什麼，應該怎樣寫，甚至每一層應該表達哪些內容，都交代得一清二楚；有的領導是一次性交代，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此一次，再不更改；有的則是多次性的交代，有時反覆強調，甚至推倒重來，不斷深化，不斷集中，今天覺得慶祝大會在單位內辦好，明天覺得在某某大酒店辦更氣派，後天乾脆覺得大會不要辦了。
領導有自己的思維特點和思維方法，這是長期形成的，甚至是與生俱來的個性，沒法去苛責。辦公室人只能去適應，善於瞭解、把握領導慣常的某種思維萌動和思維導向，然後舉一反三，才能作出適當的發散。
3．沒聽清也不敢問領導，早晚要出大婁子
剛接觸辦公室工作的同志，在面對領導時有種畏難情緒，石頭覺得這完全可以理解。所以經常出現一種糾結萬分的狀況就是，領導佈置了一項新的任務，秘書或是出於緊張，或是能力有限，總之當時很不幸沒能記下、理解領導的指示，同時，自己以前也沒接觸過類似的工作，有很多拿不準的地方，於是一堆問號在腦子裡盤旋。
本想直接問領導，領導，您剛才說的我沒太明白，您再說一遍？卻難於啟齒，既擔心領導太忙，又擔心領導覺得自己太笨，孺子不可教，影響發展；不問吧，憋得難受，既擔心拖慢進度，又擔心自己瞎幹誤事。其實這種糾結大可不必，不恥下問一直被認為是種美德，不懂上問也絕對是好習慣。不懂不問，想著拖拖再說，或者憑著自己的想象和推測去辦事，早晚會跑偏、出大婁子。如果一味點頭，領導誤以為你已完全領悟，交代時就會略掉一些具體細節，日後再去請示時，則可能時過境遷而不得要領。
不久前，有個文藝院團到石頭單位演出抗日話劇，領導交代石頭幫忙代擬一個抗日話劇演出致辭。他說，想講三點，先講抗戰這段歷史；再講抗戰精神傳承；最後講演出的現實意義。石頭當時有些愣神，沒有聽到第一個要講歷史來源，只聽到「三點啊講三點吧」，又實在不好意思問，當著領導的面走神，這罪過大了！
寫完後兩點後，我便擅作主張把第一點寫成了演出的藝術價值。結果，領導一看稿子馬上皺起了眉頭，質問石頭，歷史淵源呢？第一點不是要寫歷史淵源嗎？抗戰劇不回顧那段歷史怎麼行？我竟無言以對，只能灰溜溜認錯。還好這次只是寫個稿子，如果是開會記錯了時間、調研搞錯了地方，又沒問清楚，那後果真是不堪設想。
領導做指示時，秘書們在認真記錄的同時，一定要對沒有領會的問題大膽詢問，不必拘謹小心。有經驗的辦公室人，往往一邊接受任務，一邊積極思考：對沒有聽清楚或領導表述模糊的地方，第一時間確認；對貫徹意圖時可能出現的多種情況，及時提出來，讓領導能給予明確答覆；對領導意圖中可能出現的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定。只有這樣，才能為接下來落實指示打好基礎。
提問的時候還要注意：認真思考必須緊緊圍繞領導意圖的主旨，大膽提問必須使用謙虛探討的口氣。提問，尤其是向領導提問，是一種藝術，會不會提問，一定程度上影響著你在領導心目中的形象。會提問的人不但能如願以償地得到上級的指教，還給對方留下「你是一個善於思考、力求進步的人」的好感；不會提問的人不但干擾了上級的工作步調，還給對方留下「怎麼這個年輕人不動腦子呢」的擔憂。
很多經驗文章，每每講到「如何向上司提問」，都會不約而同地說，向上級提問之前要「事先準備好三個答案」「讓領導做選擇題而不是論述題」云云，這種論調雖然死板，但先思考，儘自己所能提供方案，然後再問的思路無疑是正確的。
說到底，不懂就上問是必須的，不動腦筋張口就問又是禁止的。我們在問領導之前得先在心裡想想法子、打打草稿，在有準備的情況下提出問題，給領導一個「善於發現問題解決問題」的好印象。
對於面對領導時如何克服為難情緒，石頭再囉唆幾句。有個領導曾經對石頭說，你的心有多大，決定了你能坐的位置有多高。這個心大，不是說野心，也不是說進取心，說的是包容心。如果你內心排斥領導、疏遠領導、懼怕領導，甚至話不敢說、氣不敢喘，你就很難從領導身上學到東西，結果就是不能成為領導。
面對領導大家都有為難情緒，有時是因為懼怕權威，有時是因為不想承擔工作，有時是因為太在乎領導的看法。總之，不少人都習慣躲著領導走，多一事不如少一事。但其實，領導也是人，也有交流的慾望，自然是和誰溝通得越多，對誰感覺上就越親近。
當然，現在資訊時代，溝通不光是當面溝通，發個簡訊、回覆個微博、微信、點個贊，也都是點點滴滴的溝通。多上問、多請教，才是有活力、有闖勁的年輕人最正面豐滿的形象。
4．隨時拿出筆記本記錄
朝鮮閱兵日的幾張照片引起了石頭的興趣：在金正恩訪問軍方部隊或工廠、企業時的所謂的現場指導照片中，貼身隨行的勞動黨和軍隊核心幹部們無一例外地開啟手冊並拿在手中。就算是在滂沱大雨中，他們也顧不上手冊會被淋溼，而是專注於詳細記錄，一邊緊跟在快速前行的金正恩身後，一邊還要忙著手中的筆記。
不論朝鮮最高領袖金正恩走到哪裡，去工廠、去部隊、去浴池、去食堂、去醫院、去遊樂場視察，都會出現相同的一幕——隨行官員為第一書記的「最高指示」做筆記。這些人就如同中國古代封建帝王的史官，為「最高指示」記錄第一手文字資料。
人腦有兩個侷限性，一是反應需要時間；二是容易遺忘。所以，當領導給你傳達一項指示、佈置一項工作，沒有馬上理解意圖或者根本就忘掉了都是可能發生的，但對辦公室人來說，這種差錯一絲一毫都不能出現。
對於領導的指示和決定，你不管三七二十一先一一記下了，這樣一來，假如理解不了的還可以慢慢思考，一時想不起來的還可以反覆翻閱，領會領導的意圖不跑偏才有了最起碼的基礎和依據。
在辦公室部門工作，應養成隨手拿本子的習慣，領導說話時集中精力傾聽，隨手奮筆疾書，即使是領導的即興發言，也應詳細地記錄下來，以備後用。在辦公室用大本子記，出門在外拿小本子寫。
石頭覺得，辦公室人的筆記本最好就像綁在了腋窩下，辦公室夾著，開會夾著，出去調研夾著，甚至參加宴請也要夾著。佈置的任務記下，待辦的事項記下，需要注意的問題記下，別人的聯絡方式記下，自己的所思所想所感也要記下。雖然煩瑣，但是有本子夾著，石頭心裡感覺倍兒踏實。