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八、秘書與領導的日常(第2頁,共2頁)

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以往我們理解今日事今日畢,往往侷限於事務性工作,或是檔案,講究的是「案無積卷、事不過夜」。

比如習近平總書記的工作節奏,用中共中央政治局委員、中辦主任栗戰書的話說就是「快」。栗戰書最近發表在《秘書工作》中的一篇文章中提到:「習近平總書記要求我們幹工作要‘案無積卷、事不過夜’。總書記自己也是這麼做的。他的工作作風非常嚴謹,工作節奏也很快。報送給總書記的請示,不管多晚,即使到了夜裡12點,第二天早上都能收到他的批示。」

又如李嘉誠,據說李嘉誠的辦公室陳設非常簡單,桌面上乾淨得一張紙都沒有,因為多年來他堅持「今日事今日畢」。

但是,石頭認為,其實今日事今日畢除了「事」不過夜的第一層意思,還應該有人際交往不過夜的第二層意思。

領導們不把簡訊電話回完堅決不下車,小部分是在處理事務,大部分是在打理關係。事務和檔案自然每天應當在辦公室處理完,這是基礎,僅僅做到案無積卷並沒到位。檔案處理完了,不一定代表「今日事今日畢」了,你每天還應該拿出一點點時間,檢查一下自己的人際交往,這一天來,交往上的事處理完了沒有?人際上的事理清楚沒有?

體現到細處,就是,白天沒回的電話都回了嗎?白天沒理的簡訊都回了嗎?

在某種程度上,人際的事比檔案的事更不能拖,檔案沒有情感、沒有想法、沒有怨念,它可以等。但人有澎湃的情感、想法以及怨念,人只有更少的耐心和更多的憤怒。

一個兄弟曾向石頭訴說他的煩惱:他感覺自己在單位辦公室待久了,越來越有心機。過年給微信上所有的同事都挨個發了拜年紅包。按照他們回覆的速度,語氣以及平時的態度把遠近親疏又重新碼了一遍……做完感覺有很深的負罪感,這和自己原想的差太多了,感覺自己是個小人。

石頭覺得這跟小人與否並無關係,人性本來如此,人就是喜歡親近親近的人,疏遠疏遠的人。保護好、維護好清爽的人際關係,大家可以學學領導們的做法,白天在忙顧不上手機情有可原,下班之後花點時間打理手機上等待的人際關係,堅持「無未讀簡訊、無未回電話」,是對人極大的尊重,這也是今日事今日畢的一個部分啊!

3.第一次陪領匯出差,該注意點什麼

出差在外,心情放鬆,很容易讓人原形畢露。有位長期管單位人事的領導曾跟石頭說過,一個人能力行不行,出趟差就看出來了。相信持此類觀點的領導不少,所以,如果有機會陪領匯出差,務必高度重視,把握機會。

出差時,大家一定要樹立一個根本思想,即使去三亞、麗江、乃至迪士尼、環球影城出差,你都不是去玩的,而是去工作的。所以,要把工作心態一以貫之,不停地聯絡、安排、協調、服務。如何在出差中表現出卓越的能力,贏得領導的信任和肯定?石頭總結有以下細節需要注意。

b輕裝上陣/b

要是不用你帶太多東西,出差時一定儘量少帶自己的行李,只帶上必備生活、工作用品就行了。拉桿箱、手提包,都不適合出差在外的辦公室人,裝行李,背上一個雙肩包即可騰出來的雙手幹什麼?當然是用來幫領導拎包拉箱子、提東西,要不領導一看你兩手都滿滿當當,也不好意思讓你拿。石頭經常看有些女士跟領匯出差,自己的衣服化妝品帶一大堆,裝滿兩個拉桿箱,上飛機要託運,下飛機要人幫忙拿,幫不上別人不說,全隊就等她一人,也是醉了。

b做好充分的材料、物資準備/b

在外地買東西不方便,還是儘量把小東西都準備好。比如,備份所有材料,掌握好所有行程安排,最好手機上有簡訊或用相機拍下來;出差要用的領導講話啥的紙質材料多帶幾份,最好帶u盤,存上電子版,防止突然修改;把單位通訊錄帶一份,有座機有手機的那種,出門在外,肯定經常要和本部溝通的,有備無患,或者把電子通訊錄存在手機裡也行;多帶些名片,領導的名片,自己的名片,都多準備一些,出去就是見生人的,名片用量很大;最好也能準備幾種常備藥,比如創可貼、瀉立停、感冒藥之類的;還要向財務借點現金,或者自己準備足夠現金,以備不時之需,只帶一百塊錢出門,領導怕是連礦泉水也喝不上了。

b提前做功課,瞭解領導的習慣和喜好/b

只有熟悉領導的起居飲食習慣,出差期間才能做出妥善安排。不方便問領導的事情,可以出差前問領導秘書、辦公室主任,或者有經驗的老同志,一些注意事項就瞭然了。比方領導愛喝什麼茶,早上是不是有晨練的習慣,晚飯後是不是要散步,等等;到了駐地,大致瞭解住所地周圍的環境,必要時為領導提供參考。如果領導特別喜歡晚飯後散步,可以查查附近最近的公園、綠地在什麼位置,晚飯後帶領導去溜達溜達。

b腿勤手勤、提前聯絡、有點眼色/b

陌生環境,情況瞬息萬變,領導和團隊裡的其他人只能依靠你這個聯絡員,所以你應該總是處在思考、聯絡、跑動的過程中。要考慮行程中重要節點的各個細節,比如時間、接送、檔案、住宿、飲食等,提前檢查確認,主動、積極、快速,萬事提前準備。

腿勤腳勤這方面的細節就太多。比如,入住後先稍稍檢查下領導房間電視、電話、空調、衛生間設施是否齊全完好好用;提前瞭解開會、洽談、就餐地點,為領導參加活動當好向導;開會及就餐前至少提前5分鐘在領導房外等候,為領導服務引導;瞭解當地名人名事名典故,待領導問時及時補白等等。還有,千萬別睡懶覺,定好鬧鐘,早點起床,安排好一天的行程,別領導都吃完飯準備出發了,你還賴在床上沒起。

b提前值機、選座位、列印登機牌/b

坐飛機提前選好位置,打好登記牌,免得到機場還要排半天隊,耽誤事。你可能要問了,石頭,你說坐飛機應該提前打登機牌,那就涉及我給領導選座位的問題,我怎麼知道領導愛坐什麼位置呢?假如就我跟領導兩個人出差,都是經濟艙,該怎麼坐呢。坐一起也挺尷尬,不坐一起又怕有什麼事照應不到,撓頭。

這個問題問的太好太「接地氣」,也曾長期困擾過石頭。要搞清楚陪領匯出差怎麼安排飛機上的座位,就首先要搞清楚什麼位置是好位置。

頭等商務艙舒適度肯定是完爆經濟艙,但是也很貴啊,一般單位捨不得坐,所以我們只討論經濟艙。

首先,應急出口所在的一排是最寬敞的,可以換著花樣地蹺二郎腿。然後第一排也不錯,相對寬敞,而且不會由於有前排而造成任何困擾。比如你正蹺著二郎腿,結果前排忽然往後放靠背導致你的腿拔不出來啦;比如你在後排恣意地換著姿勢蹺二郎腿,頂著前排的靠背,結果被前排轉過來呵斥一番。

現在航空公司非常精明,第一排這樣的好位置壓根不放出來讓你選,而是當成所謂的「豪華經濟艙」賣高價。假如選不到第一排或者應急出口那排,怎麼辦?石頭覺得那就儘量選前排,越靠前越好,上飛機不用走很遠,很快能安定下來,下飛機拔腿就能走,不用排大隊等。

至於同一排的位置怎麼選,靠窗戶好睡覺、可以看風景,靠過道最方便、可以起來活動上洗手間。具體怎麼選還得看看領導喜好,石頭個人認為如果沒有明確偏好,還是靠走道好,畢竟坐飛機也不新鮮了,一般人沒那麼大興趣非要看萬里之上的藍天白雲,如果靠窗,想上廁所的時候發現另兩個乘客有一個在睡覺,臉皮薄的人可能會一直憋到他醒來。

靠走道就完全沒有此類問題,活動方便,來去自由。長途旅行,還能起來活動活動腿腳。

好了,現在,給領導選了前排靠走道的座位,你自己怎麼選?是和領導選在同一排,卡在中間挨著領導坐?明顯不太好,你憋不住尿了不還得讓領導起來給你讓道,不太好意思啊。再有,坐一起也難免尷尬。鼓起勇氣跟他聊天吧,飛機上安靜得很,萬一領導正好想借機休息呢,況且也沒那麼多話說;不聊天吧,也為難,明明是熟人,總得寒暄兩句,一句話不說搞得好像很難接近似的。

所以啊,石頭還是建議,你就選和領導隔一個過道,或者在領導前後的位置好了,既不相互干擾,又離得很近,領導有什麼要求需求,一回頭就能找著你,看得到、夠得著,能相互照應,這樣最舒服。

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