1．自建檔案來幫你
案例1：該去看望哪些老教師呢
年底了，校領導照例要看望學校德高望重的老專家、老教授代表。領導吩咐說，石頭，你回憶回憶，今年我聯絡的學院還有哪些年齡較大的老教授「五一」「七一」、教師節都沒有來得及看望的，年底去看看這些老師吧。
要知道，每年領導都會在元旦前後「五一」「七一」、教師節期間集中看望學校老教師。這幾次看望下來，被看望的老師加起來也有20餘人，哪些看望過哪些還沒來得及看呢，可不能是糊塗賬。我絞盡腦汁，搜刮腦海裡的回憶，勉強湊出一份已看望教師名單，又在已看望名單之外起草了一份擬看望教師名單送上了領導的案頭。
領導掃了一眼名單，疑惑地問我，哲學院的××教授不是「五一」的時候看望過嗎，怎麼又列進來了？我一拍腦袋，是呀，當時還是我陪著領導一起去的，陪著××教授還聊了好一會兒朱熹思想，怎麼一點也沒想起來。
案例2：地址到底是哪
領導最新的著作出版了，交代我寄幾本書給外校一位a老師，隨手遞給我一寫有a老師電話和地址的紙條給我。我按領導的要求把書寄出，滿心想著這張紙片應該沒用了，就丟進了檔案銷燬袋。沒想到過了一個多月，領導又遞給我一些書，交代說，石頭，還是按上次你給a老師寄書的地址再寄一些書給他吧！
石頭頓時傻了眼，扭扭捏捏了半天，只好對領導實話實說，領導，十分抱歉，上次您給我的紙條我沒有儲存，您看要不您再給我一次聯絡方式？領導無奈地說，a老師是我在一次會議上碰到的，他想跟我要幾本我的書看看，就在會場上給我留了張紙條，我把紙條給你了，這樣，我再通過其他人看能否聯絡上他。最後，領導通過其他途徑再次打聽到a老師的聯絡方式，我才得以幫領導把書寄出。
案例3：竟然錯過了會議反饋時間
還有一次差點捅了更大的婁子。主管部門邀請領導參加一個工作論壇，收到邀請函的時間很早，我請示過領導，領導說還早，到時候看日程安排再定。我掃了一眼，離論壇還有三個月呢，提前半個月的時候再處理反饋完全來得及，於是連內容也沒仔細看，就把邀請函隨手塞進了檔案櫃，心裡又盤算起近期的活動。
要不都說時間如白駒過隙，當石頭已經把這件事情忘得一乾二淨的時候，主管部門打來了電話，口氣很急迫，別的單位都已經反饋了，你們怎麼還沒有反饋？而且論壇還要求提前報送材料，現在材料怎麼也沒有見到？我驚出一身冷汗，翻箱倒櫃總算是找出了邀請函，一行一行讀下來，果然已經過了反饋日期和材料報送日期，這下工作可太被動了。深吸一口氣，我拿起已經不那麼整潔的邀請函，走進了領導辦公室承認錯誤。
出了這幾次紕漏，石頭意識到，這幾次錯誤，都是吃了沒有檔案意識的虧，問題出在不注意儲存和整理辦公資料。於是對儲存整理領導個人檔案真正重視起來，靠著思考和摸索，建立起一套自己的檔案系統。幾年的實踐證明，這種秘書建立的領導檔案，雖然不夠專業和正式，但卻能成為辦公室正式檔案系統的有益補充，更可能會在一些時候發揮意想不到的作用。
b首先是全面、詳細地做好領導日程及活動的記錄/b
大部分秘書都會提前為領導編制每週或每月日程安排，但這種安排往往變更頻繁。領導的活動時常會增加或取消，有時就連秘書也不能完全掌握，時間一長，就成了一筆糊塗賬。為了忠實詳細地記錄領導們實際的活動安排，在辦公室負責人的支援下，我們開始每天編制《昨日要情》。
早上上班時秘書們將前一天領導們的實際安排彙總給我，我來進行統一編制。《昨日要情》既記錄領導參加的所有活動，也記錄領導們研究問題、會見、談話的情況，要求儘量細緻，所參加會議的主題和與會主要人員、單位一般也記錄在案，週末和節假日的公務活動安排也要求在上班之後第一時間彙總。
b其次要分門別類妥善保管好領導的書寫資料/b
領導在正式公文上的批示往往能夠得到妥善保管，但儲存好領導非正式的書寫資料其實也很有必要。比如領導自己起草的稿件，對稿件的修改稿，佈置工作時隨手書寫的便籤，都有必要分類妥善儲存以備用。
上次寄書「事件」之後，我就留了個心眼，不但把所有領導隨手書寫的電話、地址裝入檔案箱存好，還把所有領導請我幫忙寄出的信件的地址和聯絡人都做了詳細登記，製成常用聯絡人表單，隨時呼叫。
至於儲存的手稿和修改稿，我每次幫忙起草檔案都會翻出看看，揣摩語言風格和內容邏輯，現在我寫出的稿子，時常得到領導的稱讚，石頭啊，點抓得很準，不用怎麼改了。這其實也是良好的檔案意識幫了大忙。
b再次，要收集和儲存好領導的信件、會議材料、證書以及其他個人資訊，個人資料/b
這些信件、證書、個人資訊和資料，有些與工作有關，有些可能與工作並無直接關聯。與工作有關的比如邀請函、賀信、會議通知，既是安排好當前活動的參考和依據，活動過後也仍然有資料價值，可以留存作為工作記錄和學習材料；又如領導自己填寫或秘書幫填的各種表格，填完之後記得留個影印件，一方面可以備查供領導參考；另一方面下次填表時也方便自己工作。
與工作無直接關聯的比如媒體報道、訪談，領導發表的文章、講話等等，往往也間接體現反映著領導的思路和觀點，有必要妥善儲存。2015年學校舉辦體育文化節，體育部門的同事就從我的檔案箱裡找出留存的領導接受體育媒體採訪就高等體育教育發表觀點的文章，之後草擬的講話稿裡吸收了很多當年領導訪談中的觀點，效果很好。
b最後，還要定期對這些檔案進行整理，增強系統性/b
記下的事情多了，留存的東西多了，如果不定期整理可能就會出現「東西都在，就是不知道在哪」的情況，為了方便檢索，一定要定期進行整理。比如對紙質的材料，我一般是按季度進行裝箱封存，同時在箱子上貼上大致的清單；對於電子檔案，則會按月份整理歸檔。
另外值得一提的是，我每年年底都會為領導編輯本年度的個人年鑑，把日程安排、新聞報道、發表文章、重要活動的照片都編輯到一起，形成厚厚的一本冊子，這樣翻查起來就方便很多。
看到現在分門別類，清晰明瞭的領導個人檔案，再回憶起剛做秘書工作時那幾次尷尬和慌亂，我意識到檔案意識的樹立使我在做好秘書工作的道路上走得更從容、更穩當。要做好一個秘書，檔案意識不容忽視，登記好、整理好、保管好領導的個人檔案，不但有助於做好當前的工作，更是建立起了一座資訊資源的寶庫，往往能在關鍵時候發揮意想不到的作用。
2．領導日程的五環管理法
秘書工作是一項綜合性工作，牽涉眾多，既有接待會務，又有調研督查；既有文字檔案，又有參謀資訊。大多數時候，人們往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日練就「大手筆」，或是醉心於當好參謀助手，希望成為領導的「貼心人」。
由此，與秘書工作相關的文章裡，對文稿寫作和參謀輔助的研究尤其多，但對於秘書工作的一項基礎工作，即如何妥善安排好領導的日程，確保各項活動銜接流暢、萬無一失，卻關注不多。
偏偏日程管理對秘書們來說又是極端重要的一項工作，如果日程安排不好，無論是出現領導搞錯時間地點、活動無法正常進行的大紕漏，還是發生忘帶會議材料、忘帶講稿這類的小問題，都會對全域性工作產生負面影響。今天，石頭就和大家聊聊自己在秘書工作中摸索總結出的領導日程「五環管理法」。