b第一環基礎環——編制好每週日程/b
日程表是領導活動安排的大綱和基本指引，在秘書工作的實踐中，有的人習慣用月日程表，有的人習慣用週日程表，還有人更細緻，會製作每日日程表。
石頭在實際工作中發現，一般來講，月工作日程表區間跨度太長。具體到每條活動的內容容量有限，很難反映活動的全面資訊，而且一個月裡活動增減變化往往很多，月日程常常是「計劃趕不上變化」，常常被棄之不用，實用性不強。而每日日程表雖然反映活動資訊詳細，但編制起來比較煩瑣，同時缺乏整體觀，協調記錄一段時間以內的活動不方便。
因此，以一週為週期編制日程最為妥帖實用。一週被雙休日自然分割開來，符合實際工作節奏，既能協調好一段時期之內的諸多活動，又能詳細地記錄活動資訊。
編制每週日程時，最好採用表格形式，也可以使用outlook等日程軟體，應該在日程表裡全面地記錄每個活動的名稱、開始結束時間、地點、領導任務等資訊。
活動應蒐集全面，公文中領導批示參加的活動，領導口頭交代的活動，辦公廳（室）統一安排的活動都要逐個與領導核實並在表中登記。
儘量在週五下班之前編制完成每週日程，並向領導報送日程表，這樣方便領導確認、掌握下週工作安排；週日晚上可以給領導傳送一條資訊，一方面提醒週一相關安排；另一方面將下週安排再次簡短報告，幫助領導在開啟新一週工作之前做到心中有數。
還有一個細節值得注意，在製作每週日程表時一定要在每天的日程下邊設定空白位置，方便領導隨手記錄增加的活動或臨時安排的會見、談話等。
b第二環日常環——每天早上核對提醒當日安排，晚上確認提醒次日安排/b
把表給了領導不意味著萬事大吉，作為一個合格的秘書，一定要每天同領導核對並提醒相關安排。
記得石頭剛做秘書時，沒有老往領導辦公室跑的習慣，覺得給了表就工作到位了，結果有一次領導記錯了活動時間，嚴肅地批評了我。我當時還很不服氣，明明表上把時間寫得很清楚，領導自己記錯了時間怎麼還賴我！一位秘書室的前輩教導我，表面上看我已經告訴了領導活動時間，領導也知道了活動時間，似乎板子不該打在我身上，但秘書的責任決不止步於告訴了、通知了、說過了的形式層面。確保每個活動領導都準確到位、順利完成才說明秘書從實質上履行了職責，否則組織上安排秘書這一職位就失去了意義。
前輩的話讓我深受震動，自那之後，每個工作日我都會提前一個小時到辦公室，把當天的活動認真梳理一遍，把需要向領導彙報的、提醒的事項按輕重緩急列出個一二三四，一上班立即和領導逐個溝通。
下班前，我會和領導花一點時間再次落實次日安排，以免有變化第二天措手不及。如果第二天活動時間比較早或者在單位之外，來不及到辦公室後提醒，我會在睡覺前給領導再傳送一遍提示簡訊，以免延誤活動。這些工作看似重複，但要知道，領導也非聖賢，也會有出錯或忘事的時候，這樣不厭其煩地提示提醒，能夠最大限度地防止紕漏的發生，只要注意時機和方式，領導一定會樂於接受你的提醒。
b第三環具體環——盯死每個活動/b
具體到每個活動，秘書們又該做些什麼呢？每個活動千差萬別，座談會、報告會、常委會、學習會、工作佈置會、晚會、調研、考察、會見、陪同、宴請、談話，等等，但除了活動的時間地點之外，還有一些要素是一定要提前搞清楚並提醒領導的。
著裝——是著正裝還是便裝，長袖襯衣還是短袖襯衣，都要和活動主辦方提前溝通好，一般來說，外事活動或重大會議需要著正裝，但這並不意味著正裝就是放之四海皆準，例如，領導要陪首長到本單位視察，上級單位已經明確通知首長會著便裝，如果秘書沒有提醒領導，領導西裝革履陪同視察就會十分尷尬。
任務——是否需要致辭，是否需要發言，有無頒獎授牌揭牌等其他環節，領導在活動中有什麼具體任務也需提前明確，否則在現場領導被主持人突然點了名字卻不知所措就是重大的事故了。
背景——如果是會議，要提前掌握完整會議材料並及時報送；如果是會見，要提前準備對方人員組成情況、主要負責人簡歷等；如果是會談，要提前彙總撰寫談話參考要點等；如果是調研考察，要提前編報考察地基本情況、風土人情等；如果是集體學習，要提前蒐集檔案全文、闡釋文章等。
銜接——秘書是否需要陪同，如果不要陪同，領導參加活動時與誰對接，誰來進行現場引導。
資料——提前安排人員對活動進行報道、對領導講話進行記錄整理，留存相關資料。
b第四環歸納環——歸納提煉系列性活動/b
石頭雖然不主張製作按月的日程表，覺得日程跨度過長會造成混亂，但是對於相對集中、相關性強的系列型的活動，石頭認為還是應當及時歸納提煉，集中向領導進行彙報，使領導能夠全面瞭解系列活動的整體安排和步驟。
石頭在高校辦公室工作，每年畢業前學校各個部門會組織一系列歡送畢業生的相關活動，就業部門組織畢業生座談會、基層就業歡送會，學生部門組織優秀畢業生評選表彰、畢業生文體活動，教務部門組織學位授予儀式，學校層面統一組織畢業典禮，這些活動其實都屬於畢業季系列活動，如果只在週日程表中體現，容易顯得雜亂無章，所以石頭每到畢業季就把各個部門與畢業相關的活動進行彙總，製作畢業季活動一覽表，方便領導整體把握畢業季活動。
事實證明，這種做法好處明顯。例如，今年就業部門先後組織了優秀畢業生座談會、西部基層畢業生座談會、選調生座談會等多次畢業生座談，以往領導往往會分不清楚，問我，怎麼又開座談會？將畢業活動彙總提煉之後，這幾次座談活動之間的區別和側重就一目瞭然了。
每個單位的工作都有自己的週期和特點，高校開學和畢業活動比較密集，呈現系列特徵；黨務部門可能在換屆或開展教育活動時活動密集連續；宣傳部門年終要總結盤點、年初要鼓勁加油，等等，根據自己單位工作的節奏和週期，對密集的系列活動進行梳理、歸納和提煉，無疑是應對妥處「忙季」眾多活動安排的一個好辦法。
b第五環記錄環——記錄好實際日程/b
一週的工作順利結束，並不意味著我們的日程管理就結束了，週日的晚上我一般會坐在電腦前，把上一週日程進行整理，看看哪些變動了、哪些增加了、哪些取消了，看看領導的講話與原稿有無變化和發揮，並一一在檔案上改正過來，同時把活動中涉及的講話稿、議程等材料歸檔，作為檔案資料留存。
須知，真實的工作檔案和記錄，不僅是日程管理不可或缺的一環，也是一筆寶貴的資料和財富。記得有一次領導收到校團委報送的邀請他參加學代會的請示，隨口問，就我一個人參加就行吧？我翻出日程表，發現上次學代會不僅分管領導參加，主要領導也出席了活動，於是領導根據這一情況批示邀請主要領導也參加學代會活動，延續了以往的傳統。可以說，完善的記錄保障了活動遵循規範，更有規矩和傳承。
五環管理法環環相扣，密切連線，把住了宏觀，抓住了微觀，確保了各項活動按照計劃進行，最大限度避免了「跑冒滴漏」，同時也具有一定的彈性和擴張度，有助於廣大秘書朋友做好領導日程管理這一基礎性工作。