一個單位發的公文如果格式錯誤，缺詞少字，那麼這個單位的管理水平和執行狀態必然遭到最強烈的質疑。一個人弄的材料不注意格式，隨心所欲，那麼你的文字水平必然難以讓人信服，甚至說工作作風也難被認可。
千萬不要把遵守格式只理解成對專門核文發文人員的要求，千萬不要把格式只理解成對正式印發公文的要求，只要從你手裡流出的文字，只要給別人看了，要派上用場了，你都要把它的格式當成自己的臉面。出個門，牙縫裡的韭菜總要搞乾淨吧！
自此，在石頭這裡，調好格式就成為修改任何公文的第一步，數萬言的總結、彙報也好，百八十字的通知、談參、講話也好，給上級單位或領導精細打磨的成品也好，初步拿出來拼拼湊湊的草稿也好，石頭都要嚴格按《黨政機關公文格式》調好格式。
時間長了，石頭髮現把格式先調好，絕對是四兩撥千斤的划算買賣，石頭甚至竟然經常因為這個輕易獲得表揚，似乎連文字內容也跟著沾了格式的光。
有時候拿出來的東西，別人還沒細看內容，就先表揚一句，「很規範啊」，「很是那麼回事啊」「看著沒啥大問題」之類，第一印象就很好，一下子就把作者石頭判定為一名在文海遨遊多年的老筆桿子，帶著一種認可乃至敬畏去審石頭的稿子，修改意見明顯提的少多了，認可度明顯高多了。
前面扯了半天，主要還是提高認識層面的東西，如何快速掌握公文格式規範？當然最好的是你去把好幾十條的《黨政機關公文格式》背下來，如果實在力所不逮，版頭套印這類格式你可以不掌握，但正文的格式一定要清楚，石頭覺得你至少要記住這四個方面的要點。
b標題/b
並非越大越好，千萬別用黑體！一般用2號小標宋體字；在頂端或紅色分隔線下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；標題排列應當使用梯形或菱形，工字型簡直醜得不能看！若有副標題，破折號之後則是三號楷體。
關於標題的擺佈還有一個值得注意的小問題，那就是排版的時候儘量要把每一部分的標題和其下的內容安排在同一頁紙上。很多人在排版時不注意這一點，標題放在第一頁最後一行，內容卻從第二頁第一行開始，明明是同一部分的內容，作為旗幟的標題和作為支撐的內容卻被硬生生拆散了，這樣容易給讀者閱讀、理解該部分的內容造成不便。正確的做法應是敲下回車，把標題安排在第二頁的起始，這樣標題和內容就「無縫銜接」了，閱讀時感覺會順暢許多。
b正文/b
仿宋！仿宋！仿宋！不是仿宋自己打屁股，最基本的都不懂。一般用3號仿宋體字；每個自然段左空二字，回行頂格。
b序號/b
這個很多人亂整，完全隨心所欲，還有不少人公文序號用圈一的，土包子！按照規範，文中結構層次序數依次可以用「一、」「（一）」「1.」「（1）」標註；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標註；都是三號，都不加粗！
b行距/b
你可知道行距也是有要求的？整個行距40是幾個意思？湊字數嗎？規範要求的是排版每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。在word裡如何達到呢？一是調頁面設定，頁邊距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，頁尾邊距2.9；二是調行高，固定值29磅。注意，這些數值並非一成不變，可以根據稿件的實際微調。
做到這四點，一眼看上去，公文的格式就基本規範了。當然，其他關於附件、署名、日期等都有相應要求，這個就不再贅述，請大家自行在《黨政機關公文格式》吧。
總之，公文寫完了，先別急著發郵件、交領導，花五分鐘，把格式認認真真調一遍，石頭敢說，即使一字不改，這篇文章在別人眼裡的水準，也至少翻了一番。