1．先彆著急發通知
想開好會，人先得到齊，人要到齊，通知這個環節就很重要。要想做到通知會議不遺漏，開好一個團結的大會、勝利的大會，重點並非迫不及待地把通知灑向五湖四海。石頭建議，充分醞釀，提出參會名單，分毫不差地確定參會範圍才是第一步。
會議的型別是很多的，可以數上幾十種。主要的有例行工作會議、專題性會議、聯席性會議、部署工作性會議、總結性會議、座談會、代表大會、代表會、表彰會、動員會、現場辦公會、經驗交流會、電話會、電視會、廣播大會、報告會、研討會、招待會、碰頭會、常委會、全委會、懇談會、團拜會、聽證會、小組會，等等。
會議型別不同，參會範圍也是大相徑庭。會議應該由什麼人員來參加，有時候有明確規定，比如常委會就是黨委常委，常委擴大會議就要納入政府、人大、政協主要領導，黨委全委會就是全體黨委委員；
有時有約定俗成的慣例，比如全體幹部大會就是全市處以上領導幹部，春節團拜會就是需要邀請各民主黨派中央、工商聯負責人和無黨派人士代表，離退休老同志代表等；
有時範圍由領導具體點定，比如專題研究辦公用房問題，領導指示請資產部門、後勤部門負責人參加會議；
有時領導僅提個框框，比如近期上級教育部門要來我校檢查專項資金使用情況，領導對參會人員語焉不詳，只是籠統地說，把相關部門找過來議一議做好迎接檢查的各項工作。
如果是會議範圍有明確規定，什麼人應當參加會議，會議的規模及其性質也有明確限定，這種比較好辦，比如領導講「明天開個中層幹部會」，辦公室同志只管把下屬部門的所有中層以上幹部通知到即可。問題是，有些會議的參加人員常常不明確，不好限定，比如前文提到的後幾種會議，不可能讓領導一個一個報出參會名單，這就要求辦公室同志會前對參加會議人員提出建議，擬出名單，供領導審定。
尤其是有些會雖然以前有約定俗成的慣例，似乎清晰明瞭，但有可能這次開會時形勢起了變化，或者領導又有了新的想法，如果不把名單拿給領導審定，就會出現紕漏。
石頭所在的單位每年年末都會召開新年報告會，向全校師生員工通報學校事業發展情況。過去十幾年參會人員都是以教職工代表為主，兼有少量的學生代表。到了2015年，學校領導提出以學生為本的辦學新思路，要求新年報告會參會人員應該以學生為主，教職工為輔，這樣一來需要通知的參會人員就轉了個大彎，慣例失效了，這時就要重新跟領導認真確定參會範圍。
除此之外，確定參會人員還可能有其他特殊情況，比如對應到會的缺額人員由誰來補替？需要哪些人員列席？需要哪些部門在會上發言彙報？專題會的所謂的相關部門是哪些？
辦公室人員應根據領導的原則指示和要求，經過通盤考慮後提出與會人員名單。一般要考慮這些因素：
一是工作的實際需要，研討議題涉及的工作具體是哪些單位負責？哪些單位參與？需要哪些單位輔助？
二是慣例，以前有沒有開過類似的會？類似的會議請了哪些單位和人員參加？都發揮了什麼作用？
三是領導意見，領導有沒有說過請某某單位也參加一下？請某某人也來提提建議？請哪些人聽聽會？
總之，別一聽要開會就迫不及待地發通知，注意先提出名單，請領導審定後再發通知。
2．會議通知容易遺漏的幾類人群
在辦公室工作，下發會議通知時，遺漏相關人員和單位的情況並不鮮見。會議通知漏人，在辦公室算得上重大事故。輕則會給有關單位和領導留下粗心大意、辦事不力的壞印象；重則貽誤重要工作的開展。石頭在工作中發現，有幾類參會人員特別容易被通知遺漏，在這裡提出請大家重點關注。
一類是老領導。在職領導一般大家都不敢忘懷，但老領導退出領導崗位了，不參與工作了，有時辦公室關注的就不夠。比如傳達上級相關精神時，時常要召開某某級別以上幹部會議，這時一般是把達到某一級別的退休老領導也包括在內的。畢竟，聽取上級指示精神也是老領導一項重要的政治待遇，漏通知就是在政治上犯錯誤，萬萬馬虎不得。
二是本單位新聞部門。開會是為了推動工作，開了會，會議精神的風就得吹出去，否則就成了自娛自樂。新聞單位雖然往往不在正式的參會範圍裡，卻又必不可少，但往往容易搞漏。尤其是出去調研，到外單位開會，不在自己眼皮子底下，就更容易遺漏通知新聞單位。
石頭剛工作時，有一次召開領導班子工作務虛會議，領導走過來問我：「這麼重要的會議，怎麼沒有宣傳部門的記者來報道？」石頭頓時蒙了，因為覺得務虛會是內部會議，好像不需要宣傳報道，石頭就把主要精力放在了安排會務上，卻忘了請示領導是否需要新聞報道。
三是外地的分支機構。不少單位在外地都有分支機構，這些機構往往自成體系，又與總部相距遙遠，平時與辦公室來往並不多，頗有些山高皇帝遠的意味。有時會議召開的急迫，上午12點通知下午14點開會，分支機構即使再快馬加鞭也難趕得上，有些辦公室同志就自作主張，通知會議時把這些機構跳了過去——反正你也趕不上，我何苦浪費這一通電話呢。