這萬萬使不得，外地分支可能確實趕不上會議，但知曉會議的召開，瞭解會議的內容和精神也是他們作為單位管理體系中的成員不可侵犯的權利，忽略他們，不但對分支機構不夠尊重，也是辦公室自身的嚴重失誤。
四是新組建部門。一次，石頭得到任務，通知全單位部門主要負責人會議。石頭憑藉一以貫之的嚴謹認真的工作態度，按照電話本一一打去電話通知並確認，之後又反覆核對確認，沒問題了，23個部門都通知到位並得到反饋，會議不可能不圓滿成功。不曾想會議剛開始，領導就怒氣衝衝打來電話質問：××部怎麼沒來人？我一拍腦袋，壞了，××部是上個月單位剛剛新成立的部門，我手頭的通訊錄還是去年的，並沒有這個部門的蹤跡，於是石頭把這茬忘了個乾淨。
對於新組建的部門，一定要在第一時間納入辦公室的協調管理視野，儘快更新通訊錄、部門列表等資料，才能避免遺漏這些部門。
3．內容、方式和時間是會議通知的三要素
發會議通知是辦公室人員的基本功，想要穩妥地發好會議通知，無非是把握住內容、方式、時間三個要素。
b內容/b
明確會議的名稱，開會的時間、地點，要求參加會議者會前辦什麼事情、提交什麼材料等。如有著裝、攜帶材料、發言等特殊要求，一定要說明；地點最好具體到會議室，有時石頭接到通知要去北京會議中心開會，北京會議中心有大大小小几十個會議室，如果不說清楚，參會者要麼需要電話諮詢，要麼需要到現場打聽，非常不便。
b方式/b
大型會議，要以檔案的形式下發會議通知或者在辦公系統、網站上掛出通知；一些小型的會議，用電話、簡訊甚至微信通知有關部門或人員即可。現在有很多技術可以幫助你便捷、快速的通知到具體人。例如簡訊系統，可以事先建立起本單位各類聯絡人的分組資料庫，組成部門組、直屬單位組、附屬單位組、主要負責人祖、辦公室聯絡員組、專題工作組等，需要大量傳送通知時，直接勾選需要通知的組別即可。再如微信群，可以建立各單位聯絡員的微信群，一些非正式的會議通過微信群傳送通知更省事。
b時間/b
要注意適時傳送，既不能過早又不能過遲。如果通知的過早，可能會造成遺忘，大家本來就忙得團團轉，誰能記住一個月前通知的會呢？比如今年12月通知明年3月開的會，過完一個歡樂祥和的春節很多單位可能早就不記得去年曾經接到過一個會議通知。也不能通知過晚，特別是對那些離會議地點較遠的單位，交通不便的單位，分散的單位，外出執行任務的單位，都要提前傳送通知。不要等會議快開完了，某些與會人員才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的會，打一個措手不及，可想而知，即使接到了通知也難以買到車票、機票。
4．「一個都不能少」的關鍵在確認
過去發會議通知，往往依靠紙質通知、打電話，通知人和被通知人一般有直接聯絡，比較靠譜。現在資訊手段多了，發簡訊甚至微信用得越來越多。結果種種因通知產生的扯皮和糾紛也出現了。
某次會議開始半天了，一個下屬單位的負責人還沒到會。石頭火急火燎地打去電話，您怎麼還不來開會？這個會議很重要，都開始半天了！結果負責人一臉無辜，什麼會？石頭急了：就是前天發到您手機上的會，今天上午九點在第一會議室的！負責人掏出手機左翻右翻，竟然沒有收到簡訊。這下輪到石頭傻眼了。
這次疏漏，看似是簡訊系統出了技術問題，但板子毫無疑問要打到辦公室同志的屁股上，通知不是網上掛掛、發發簡訊就大功告成，對每一個通知都要與相關部門或人員進行「確認」，而不是自己想當然地「自說自話、自做自事」，要通過對發出通知的節節跟蹤和時時「確認」，確保工作無一遺漏。
b發傳真要有回執/b
傳真會議通知時要附有回執單，請對方確認參會後及時把參會人員、職務、聯絡方式、交通資訊等反饋回來，以便我們自己掌握是否收到傳真以及參會人員相關情況。
b發簡訊要有回覆/b
發簡訊通知會議，要寫明「收到請回復」「期待您的回覆」，沒有及時回覆的單位和人員就要打去電話催問。如果技術條件允許，可以在簡訊傳送系統中整合確認的功能。例如，簡訊傳送後，系統自動顯示接受、閱讀和回覆情況；如果在限定時間內沒有反饋，系統自動對其進行再通知甚至催告，等等。
b參會資訊要有反饋/b
相關單位和人員確認收到通知，這只是「淺」確認，掌握能不能來、誰來、什麼時候來、來不了換了誰等資訊這才是「深」確認。要及時統計參會人員的各種基本資訊，並呈送領導，一方面方便領導掌握會議籌備情況；另一方面也為會議下一步的組織和正常進行創造條件。