b時間別太長/b
在做議程的時候，每項議題最好能分配一個時間限度，比如20分鐘，並在議程裡明白地標示出來。會議中，如果某個議題超時過多，會議主持者還要及時提醒。這樣既確保大家不會超過規定的時間，又可以留出足夠的時間，以保證所有被列入的重要議項都能得到充分的討論，完成預定目標，得到正確的決策，按時吃飯。
b人員別太雜/b
「陪會」是很多辦公室同志最深惡痛絕又常常碰到的。明明需要我參與的議題在第五個，卻非通知我8點一開始開會就得到會，結果在會場坐了兩個小時才輪到跟我相關的議題。參會人員雜亂導致的「陪會」本質上就是議程安排不妥當的問題。
所以，儘量不要在一次會議上同時安排幾個風馬牛不相及的議題；如果確有需要，那也把議程做得精細些，議題的銜接緊湊些，明確哪個階段需要哪些人員參會，哪些人員可以在哪個時間到會，都提前做好規劃，這樣既有利於避免「陪會」現象，也有利於減少會場內的參與人員，確保相關部門的共同協商和議題內容的保密。
3．為每個上會事項準備一個memo（備忘錄）
為了讓與會者更全面地瞭解需要上會討論的事項，討論時有的放矢，辦公室同志們都會提前準備會議材料。一般來講，大家都會把大部分精力放在蒐集準備材料的「全」上面，恨不得把事項相關的各種請示、報告、背景材料、專家意見、解決方案都一網打盡，裝訂在一起。
準備詳盡的材料當然沒錯，這有利於參會者提前研究材料並做好參會準備，同時在會上如果就某一問題產生疑問或爭論，也可以及時翻查相關資料。
但材料過多又會導致文字冗長、內容繁雜、主次不分，厚厚一本翻來翻去，使人抓不住要領。而且領導都是公務繁忙、行色匆匆，常常沒有時間仔細看材料，甚至有時只能夾了材料就上會場。
這就要求我們在準備詳盡的議題背景材料的同時，抽出時間和精力製作一個memo，即「備忘錄」，以便與會人員快速掌握事項的基本情況，瞭解需要討論和研究的「爭論點」「發力點」在哪裡。
memo篇幅千萬不能長，最多一頁紙，一般應當有以下內容。
b事項來源/b
事項名稱、事項呈報部門。是上級領導提出的，還是下級部門請示的；是群眾反映的，還是辦公室收集的。
b爭議焦點/b
相關部門的不同意見是什麼，分歧各方的觀點及各自依據是什麼。
b請示事項/b
需要會議拍板解決的問題有幾個，到底是哪些。
b決策建議/b
相關部門經調查研究提出的工作建議，即主管的職能部門覺得怎樣辦才好，以及之前的會籤意見及相關領導的批示意見。