1．安排貴賓室才體面
工作一年多之後，領導第一次讓石頭獨立籌辦一個會議，會議開始前，領導問我，石頭，都安排好了吧？都沒問題了吧？我自信心爆棚，拍著胸脯保證，一切就緒，您放心吧。
會議開始的時間快到了，有幾個客人已經提前來到會議室門口，我滿臉笑容地迎上去，想把客人往會議室引導。這時領導卻高聲對我說：石頭，把客人帶到貴賓室先休息一下！我頓時傻掉，貴賓室根本就沒有準備！
於是石頭火急火燎地去找服務員把貴賓室的門開啟並沏上茶水，仔細琢磨，心裡愈發忐忑不安：自己太自信，考慮得還是不夠周全，要真是按照以前的計劃，不設貴賓室，直接把客人引到空無一人的會議室坐下可不就尷尬了！
在會議服務時，我們大多把注意力放在會場這一「主戰場」上，對貴賓室則往往不太花心思。其實，在召開較高階別的會議時，貴賓室作用很大，一般應當在會場旁邊安排貴賓室，並安排專門的服務員，備鮮花、茶水等，供來賓和我方領導在會議前後進行短暫休息和交流。貴賓室一般用於三種場景，石頭剛才提到的事例就是第一種：
會議雙方或多方抵達會場的時間不同，主會場還比較空曠時。這時不宜直接把賓客安排到會場，你想想，孤零零的一個人或者幾個人坐在偌大的會場，是不是隻能左顧右盼、看看手機之類，十分孤獨寂寞冷，不如把客人引到貴賓室，奉上一杯熱茶，陪客人坐會兒，介紹下本單位的情況或者活動資訊，顯得更加尊重和妥帖。
第二種情況就是舉辦大型活動，參加人數眾多，正式開始時間還沒到，主會場就已經人聲鼎沸，鬧鬧鬨鬨，這時如果讓嘉賓提前進入會場，一方面不利於嘉賓休息交流；另一方面也有可能造成會場騷動，先把嘉賓帶到貴賓室休息，會議開始前再請嘉賓到主會場入座就更合適。
第三種場景則是會議活動正式開始前，我方領導小範圍會見與會嘉賓，以示重視，盡地主之誼。這時雙方應該有一個安靜私密的會談環境，說點悄悄話，主會場顯然不是個好地方，貴賓室就又有了用武之地。
2．不要在現場當甩手掌櫃
現在會議服務專業化程度越來越高，分工越來越細。中大型會議一般都有數量不少的專業服務人員，比如音響裝置有專業的音響師除錯維護，引匯入位有專門的禮儀人員，端茶倒水有專門的服務員。
有了這些專業人員襄助，辦公室工作人員在會議現場似乎就只用做些統籌和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分時間都無所事事了，反正音響有人調，嘉賓有人領，茶水有人倒。
石頭在這裡要奉勸各位同人一句，甩手掌櫃千萬當不得。
管理好現場服務人員，督促他們做好相關工作固然重要，擺正位置、俯下身子，在會場時把自己放在普通服務人員的位置上，親手去做、親自去試也很重要。
過去有一句流傳甚廣的俚語，叫「領導沒來我先來，看看誰坐主席臺；領導沒講我先講，拍拍話筒響不響」，雖然有戲謔的意味，但也不無道理。
剛參加工作不久，領導讓石頭安排一場電視電話會議。這不是什麼難事，石頭在電話裡對服務人員的有關工作進行簡單安排後即趕赴會場。會議進行得十分順利，現場大螢幕同步播放的上級領導講話影像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按著自己預先設想的流程有條不紊地進行。
但讓石頭萬萬沒想到的是，會議結束後領導沒有像往常一樣直接離開，而是讓參會代表留下來，臨時開了一個討論會。此時大螢幕上正在播放著其他會場的散會離場畫面，一位領導吩咐我趕緊關掉電視畫面，我先是愣了一下，突然意識到自己竟然不會操作，趕快跑到裝置室請工作人員過來幫忙。
請來工作人員關掉裝置來去雖不到兩分鐘，卻也讓臺上的領導們「熬」過了一段尷尬的等待時間。這就是關鍵時刻因對技術人員過度依賴而使自己工作陷入被動。
會場有音響除錯人員，你也別站著，去拍拍話筒，試試音量，確保不出紕漏；
門口有迎賓員，你也別坐著，笑臉迎上去，打個招呼問聲好，畢竟迎賓員肯定叫不出嘉賓的名字；
場子裡有服務員倒水，你也注意盯著看著，看看有沒有嘉賓水沒及時加，有沒有嘉賓不喝茶只喝水，給服務員打個招呼，讓他們過來照看。
有事沒事在會場各處轉轉，看看坐籤順序對不對，看看桌上擺的材料全不全，看看各個小組的工作人員有沒有到位，總之，別閒著，甩手掌櫃在會場上當不得。
3．考慮好出入和停車問題
現在開會不同往時，「一雙草鞋一把傘」趕來開會的人已經不多了，一般都會開車赴會，有時甚至一個單位就開來好幾輛車。尤其是大會，會場一下子湧進來好幾百輛車也不稀奇，這樣的會不提前研究準備停車問題那肯定是一場災難。
開大會前，就要提前估算會場可能要應對的機動車流量，如果會場完全不具備停車條件，那就提前通知到參會單位，會場無法停車，請他們乘坐公共交通工具；