如果會場停不下，但不遠的地方有空地，那就把空地劃為停車區域，安排好停車場和會場之間的擺渡車；
如果會場場子大，停車條件不錯，那就請保衛部門安排人手，規劃好車位，確保停車秩序。
至於如何管理好出入會場的車輛，一般有三種方式：
一是提前請各單位報車號，這種方式適用於小型的會議，最好不超過10輛車，否則保衛部門辨識起來就有困難。
二是請參會單位自己列印車證擺放在車窗前，比如8月22日開會就列印「8.22」，或者開什麼會就列印會議名稱，這種方式比較省事，只要在會議通知裡說明即可，適用於參會車輛多，停車場也夠用的情形。
三是隨著會議通知寄發停車證，這種會議一般規格高，很正式，車證也是專門設計過，一方面有一定的宣傳意義、紀念價值；另一方面也方便把參會人員的車輛分類，比如「一類車證、二類車證、普通車證」對應不同的停車區域等，方便管理。
4．不錯的會議背景板，你值得擁有
雖然現在有規定，講究節儉辦會，不提倡開會時搞得花團錦簇、紅旗招展、鑼鼓喧天的，但大型活動的會議難免會遇上需要豎背景板的情況。當然，大多數時候背景板的設計是交給設計公司的，用不著你去描描畫畫。
但是，首先，背景板設計什麼思路什麼內容還得咱們辦公室人給公司提要求；其次，你要是不具備基本的背景板審美素質，肯定要被人家忽悠，最後假如活動現場效果慘不忍睹，板子還是要打在你身上。
背景板起到的作用是突出活動的主題，展現活動的主要內容和精神，一塊好的背景板能夠帶給觀眾強烈的視覺衝擊，讓人們對本次活動留下強烈而且深刻的印象，從而主動地提高單位形象，展現單位的實力與品牌。
b活動檔次與背景板複雜程度成反比/b
在關注了幾十個大大小小會議活動的背景板設計之後，石頭悟出了背景板設計的基本原則，那就是，越是高階大氣上檔次的活動會議，背景板就越是簡潔；越是土豪且土氣的活動，背景板就越是花哨。在現場，我們把注意力都放在了領導身上，但事後一看照片才驚呼，怎麼這麼醜，像是剛去城鄉接合部參加完一場展銷會回來。
好的背景板各有各的妙處，但有一條是共同的，元素越少越好，裝飾越少越好，留白越多越好。千萬別覺得背景板設計的太簡單呀，刻意加些什麼書法字、祥雲底紋、陰影等繁複的效果。你心裡要有數，實際噴繪效果跟電腦上看的可能會有嚴重偏差，假如元素太多，現場強光一打就會顯得整個畫面非常髒，亂糟糟的一片。
還有不少人會選擇個性化字型，讓觀者分辨半天也不認識，這也是犯忌諱的。會議主題是否突出與字型變化關係不是很大，關鍵是設計師要進行合理佈局，常規的楷體、雅黑、宋體照樣能達到驚豔的效果。
b視覺盲區一定要注意留白/b
一般來說，會議中背景板的高度通常大約是2米到5米，寬度則視場地情況和上臺的人數而定。背景板的尺寸大小沒有什麼訣竅只能憑經驗，大了顯得傻，小了又不大氣。辦公室同志要科學設計背景板的尺寸，根據尺寸考慮怎樣設計整個版式，需要統籌考慮的因素其實很多，比如主席臺是否坐人？演講嘉賓的位置在哪兒？等等。務必要根據實際情況設計，保證主席臺或演講者背後出現會議logo和主題標識，因為主席臺或演講者背後才是曝光率最高的點。對於這種拍攝高發區，要著重凸顯主題和logo，並處理好彼此間的主次關係和比例大小，以不使人感到突兀為原則。
另外，背景板前一般都要為活動預留站位、演講臺、主席臺、沙發等的位置，那麼意味著從地面往上約80釐米是屬於「無效面積」。中國成年男性的平均身高為169.7釐米，所以這個區域會因為嘉賓遮擋而形成「視覺盲區」，應該把主題、logo、時間、地點等核心元素儘量往上移，盲區部分的留白可用相對抽象或寫意的元素作為底紋來裝飾。
背景板的顏色自然首選單位標準色，一般來說，沒有特別要求的情況下紅色和藍色永遠百看不厭。紅色透著中國傳統和喜慶氛圍，藍色嘛，看看兩會和國務院的新聞釋出會就知道了。
因為紅色代表著吉祥、喜氣、熱烈、奔放、激情、鬥志。藍色則表現出一種美麗、文靜、理智、安詳與潔淨。忌混混沌沌的土黃色畫面，中國傳統的紅綠色系搭配，花哨和眼花繚亂的背景色選取只會與會議現場格格不入。如果想追求更高的格調，可以嘗試白色和黑色。
b身體要緊，背景板安置好之後千萬要記得散味/b
有一次單位臨時接到上級領導視察的任務，活動開始前的頭一天晚上石頭才帶領一班人馬匆匆忙忙搭建好背景板。晚上石頭的領導到現場踩點，檢視會場佈置情況，一進會場就皺起了眉頭，連聲說味道太大沒法進。
我們仔細聞了聞，確實太刺鼻，整個會場瀰漫著一種化學塗料的氣味，幾分鐘就燻得人頭暈目眩，嚴重威脅到大家的身體健康。我們只好連夜調集幾臺鼓風機，整宿在會場鼓風通風，又放置了大量活性炭，噴灑了空氣清新劑，好在第二天早上味道就不那麼濃烈了。
氣味難聞是背景板搭建中最容易引起與會者不快的問題，背景板噴繪用的墨水是由各種化學色料調配出來的，含有揮發性化學物質，有著強烈的氣味。一般背景板面積又大，在封閉的空間裡會造成室內空氣嚴重汙染。一些會議前期準備不足，在開始前兩三個小時或者更短時間才把背景板懸掛上去，距離稍近就明顯感覺有刺鼻氣味。所以建議背景板還是早些搭建完成比較好，同時在會場用空調等裝置通風換氣。
如果時間實在來不及，或者對現場環境舒適度要求十分高，建議使用綠色環保無味噴繪，製作完成5分鐘以內，一切化學藥劑的味道很快揮發完畢，現場搭建時已沒有任何氣味的困擾，只是這種噴塗技術價格會比普通背景板要高。