1．記錄就是效力
寫會議記錄或會議紀要是很多辦公室新人的第一課，會開了、事定了不就行了，為什麼還要費勁記下來？這個辦會中看似約定俗成、必不可少的環節，到底有什麼用處？
事實上，不光你們開會要做好記錄，即使中共中央開會，天天有記者跟著，有攝像機照著，開會也得做好記錄。比如，2013年11月12日中共十八屆三中全會閉幕當天，中央就釋出了《中國共產黨第十八屆中央委員會第三次全體會議公報》，向全國人民釋出了會議的情況和決定。這也是一種記錄，發揮的是會議記錄的一個重要功能——讓沒有機會參會的人知曉會議精神。
知曉這個功能很好理解，會議容量有限，有時只能代表參加，有時只能部分單位參加，有時只能負責人參加，總之在會場的總是一小部分人，其他人要了解會議的內容，就只能通過記錄，把會議主要內容記下來，讓他人知曉。
除了這個用途以外，會議記錄還具有更重要的功能。例如，一年前，政府職能會上明明已經達成一致，今年夏天城裡看海的地方太多，城建局要負起責任，明年夏天之前要完成多少多少米的地下排水管道建設。今年夏天到了，結果我市還是照樣看海，追究到城建局，城建局推脫說，不能光賴我，水利局、城管局難道不要負責任？
好了，把當時召開的「解決看海問題專題會」會議記錄找出來，白字黑字寫著城建局你要負主責，再一查建設目標，沒完成，還有什麼話說？也就是說，會議記錄更重要的功能是用來告知和提醒與會者和相關單位和人員，在會議中討論了哪些事項，做了哪些決定、部署或分工。
會議記錄是一個落實討論結果、推進工作程式、追究相關責任的有效工具，它是有行政效力的！如果光開會不做記錄，或者記錄做得不完整不正確的話，那無論會上提了多少方案、做了多少決定都是白扯。
有很多會上本已經討論決定的事情，比如部門內部的工作事務、各部門的跨部門合作，或者甲乙雙方的業務磋商，如果大家總是談來談去忙來忙去，事情卻老是進展緩慢甚至停滯不前，那就要檢查會議記錄的督查這個環節有沒有出問題，大家有沒有按照當時商量好的來，是不是存在有的事沒人管、有的事幾個人重複做的情況，該督促的督促，該問責的問責。
2．開會前就要進入角色
石頭見識過幾個真正會做會議記錄的人，懂得從開會前就進入角色。他會盡可能多地瞭解會議資訊，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等。做足準備功夫才能充分地理解會議內容、準確地抓住會議重點。
受這些高手啟發，石頭每次做會議記錄前，都會在紙上預先寫下記錄框架，以便做記錄時有的放矢，不會顧此失彼一片忙亂。一般來說，框架可以包括這些內容：ulli開會的日期、時間和形式？/lili有什麼人參與，誰是主持？/lili開這個會是要探討什麼問題？/lili問題的形式和現狀是怎樣的？/lili提出什麼解決方法或觀點？/lili達成什麼共識？/lili還存在什麼問題？/lili後續工作如何開展？/lili誰負責什麼事，需在何時完成？/lili下次的開會時間？/li/ul總之，無論是開什麼樣的會，會前一定要仔細閱讀會議資料，瞭解開會的意圖和要達到的目的。即使會議討論的內容是你所不熟悉的領域，比如是很專業或技術性很強的會議，明白了會議要解決的問題，你都不用擔心。
3．別隻把自己當成速記員
剛工作的時候，一接到做會議記錄的任務，石頭就有些擔心。你想，會上個個侃侃而談，滔滔不絕，會議結束大家一鬨而散，我則要加班加點整理會議紀要。而且開始的時候做記錄沒經驗，會上無論誰發言，我都匆匆忙忙埋頭記錄，不敢漏掉每一句話。石頭沒有學過專業的速記，這樣高強度的記錄難度可想而知，有時會後整理的時候連自己都無法辨認寫的是什麼，寫的會議紀要更不分輕重主次，突出不了重點。
會開得多了，漸漸悟出了竅門，雖然你的角色是記錄人，但事實上只顧埋頭記錄絕對是最蠢笨的辦法。要抓住會議精神和發言要領，反而應該多抬頭聆聽，首先聽明白髮言的人在說些什麼，然後用最簡潔的話把要點記下來。
聽明白要遠比記下來更重要，否則，你記下來的只是隻言片語，整理的時候很難派上用場。不要試圖逐字逐句記下人們在會上說過的話，根本沒這個必要，會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和作出的決定，不是如實反映什麼人說了什麼話的口供筆錄。
及時在之前擬好框架的那張紙上記錄下相關內容，不要等到會議結束後再去回憶。這個框架的作用就在於提醒你記錄的重點，避免遺漏關鍵資訊。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。