1．檔案命名越詳細越好
辦公系統裡每個檔案都會有個名字，為什麼要給檔案命名？你有沒有想過這個問題？當你點選滑鼠右鍵給檔案命名的時候，你到底是在幹什麼？
石頭覺得，事實上，任何人給檔案命名，都是出於三個目的：一是和別的檔案相區別；二是方便這個檔案以後能被迅速地從龐雜的電腦裡找到；三是方便自己和別人瞭解檔案的大致內容。
基於這三個目的，要求我們給檔案命名的時候越詳細越好。舉個例子，假如你隨隨便便把一篇前幾天才起草的，校長在畢業典禮上的講話命名為「a.doc」，一方面，幾天之後你可能再也找不到它；另一方面，如果不開啟檔案，你也很難記起這到底是怎麼樣一篇檔案。
如果你把它命名為「畢業典禮講話.doc」，那麼你就知道它的大致內容了；如果你把它命名為「在2015年中關村走讀大學畢業典禮上的講話.doc」，那麼你就知道是哪一年在哪的講話了；如果你把它命名為「20150620喜羊羊校長在2015年中關村走讀大學畢業典禮上的講話.doc」，那麼你就知道這是誰的講話，並且知道這是6月20日寫就的版本。
試想一下，當一年之後你再次起草2016年中關村走讀大學畢業典禮講話的時候，無論是搜尋「喜羊羊校長」，或是「畢業典禮」，或是「2015年」，或是「講話」，你都能以任意的姿勢找到這篇檔案，懂了嗎？
一句話，好的命名=詳細的命名，詳細的命名會覆蓋最多的關鍵詞，好找，好記，好看。石頭強烈建議，寧願儲存檔案時花點時間在命名上，寧願多打幾個字，之後給你帶來的便利，超出你的想象。
尤其是檔案要發給上級單位或外單位的時候，詳細的檔案命名更應是一項基本要求，也是一種最起碼的禮貌。要知道，石頭收到別人發來的郵件，附件名稱只有寥寥兩字，「講話」「發言」「報告」「議程」的時候，內心是極其崩潰的，一種小動物萬馬奔騰，我哪知道你這是什麼鬼「講話」。
有些更令人髮指的，連「講話」兩個字都懶得敲，直接預設命名為「檔案」「復件」，懶到這種程度還能幹成啥？還要別人一一開啟重新命名，太討厭、太業餘。
2．用「3w」命名法給檔案命名
詳細是個基本原則，那麼檔名裡應該儘量包含哪些資訊呢？哪些元素對於一個檔名來說必不可少呢？
石頭認為，詳細的檔名應該包括「3w」要素，when，who，what。
when，時間，檔案的最後操作時間是一項重要的資訊，方便你掌握檔案的建立修改時間，強烈建議把時間命名規則按照年月日的順序統一為8位或者6位數字，如20150724或150724，而不要有時是7月24日，有時是7\24，可以完全覆蓋日期時間，假如一天中同一內容檔案出現多個版本，可以在時間之後加入字母「abcd」加以區分。
至於為什麼要把時間資訊放在最前，聰明的你一定領悟到了，把時間資訊放在檔名的最前面，系統可以自動將檔案按命名時間順序排列，找起來更便捷。
who，誰，喜羊羊校長也好，懶洋洋也好，美羊羊也好，檔案所涉主體的名稱是檔名裡一定要有的，主體和內容緊密相關，比如陳奕迅一般不會在畢業典禮上講話。主體也是檢索的重要線索，畢竟我們的工作大部分是依據主體區分的；要注意的是名稱儘量用「全名+職務」，喜羊羊校長就很好，不要一會兒喜校長，一會兒羊羊校長，你會記不清自己當初是怎麼命名的。
what，內容，什麼場合、什麼活動、什麼主題，是講話還是賀信，是總結還是規劃，都要在這一部分體現出來。
3．遵循習慣，給自己定製一套命名規則
「3w」命名基本涵蓋了檔案命名的全部內容，但假如你對自己有更高要求，一定要衝擊一下命名之王的桂冠，石頭對你表示崇拜，你當然也可以遵循自己的習慣給自己的檔案命名制定一套規則。
比如一些網際網路極客很會玩，會使用身份證號式的檔案命名規則。身份證號是如何命名的？公民身份號碼是特徵組合碼，由十七位數字本體碼和一位數字校驗碼組成。排列順序從左至右依次為：六位數字地址碼，八位數字出生日期碼，三位數字順序碼和一位數字校驗碼。一共18位，它囊括了你的出生地點，出生時間，第幾個出生，到底是男是女等。最後一位校驗碼是根據特殊演算法對前17位運算得出，它可以判斷這個身份證號碼是真是假。
將此方法應用到檔案起名中，我們可以為檔案起名新增很多規則。比如我們為某類檔案設定一套規則：前六位為建立時間；第七位為1或2，代表已完成或未完成；第八位為1—5，代表這個檔案的重要程度；第九、十、十一位為兩到三位大寫字母，代表這份檔案是由某個人創作的……那麼，15062211xyy，就代表15年6月22日喜羊羊校長一份非常重要的已經完成的稿件，是不是很酷炫？
當然，你還可以根據自己的需要繼續增加編號位數，反映更多的資訊。
石頭也知道，這種自定義規則對大批文科生來說並不好理解，另外，也有些自嗨的孤僻，不方便別人理解，還是少用慎用為好。
4．對於重要檔案，可以加上字首
經常上論壇的朋友可能會對字首比較熟悉，很多論壇在發表帖子時會讓你選擇分類字首，如【公告】、【新聞】、【美圖】、【影片】等，這個方式我們可以在檔案命名中借鑑。
加字首至少有兩個好處。首先，當檔案按照名稱排列時，帶有字首的檔案排名會靠前，這樣就變得醒目，便於突出重點檔案。其次，按類別新增字首後相同類別的檔案會聚在一起，你很容易找到帶有相同字首的各類檔案。比如我們假如給校長在各個場合的講話都新增【校長講話】的字首，以後再蒐集校長的相關發言致辭就容易得多了。