1．改變你的心態和習慣
幾年前，當幾乎所有檔案都已經電子化的時候，石頭還在孜孜不倦地儲存紙質檔案，以至於自己經常被埋進檔案堆裡，或是重要的會議通知不知道混進了哪堆紙裡再也不出現了。
後來，石頭開始定期整理紙質檔案，把它們按月歸檔，放進箱子封好，很快辦公桌雖然清淨了，大大小小的紙箱又堆滿了辦公室的角落。直到有一天石頭髮現，雖然費盡心思儲存了浩繁的紙質材料，卻似乎從來沒有開啟過這些箱子，箱子們不過是暗自在角落裡發黃，這才導致我對自己的歸檔習慣產生了懷疑。
「我連一張紙都不會丟！」這是石頭以前常常掛在嘴邊的一句話，我把儲存所有的紙質材料當成是一種美德。是啊，當然得留下，「萬一」哪天需要用上了呢。
事實上，這樣的「萬一」也並非沒有發生過，但是當我動了要去找到一張紙的念頭的時候，又在堆積如山的檔案前退縮了，最終我也沒有找到我需要的那張紙。我發現儲存紙質檔案的習慣，往往並非基於實際需要，而是基於一種有一天，某一份紙質檔案必然會被用上的執念。
於是石頭下決心改變這種非理性的執念，克服「萬一」心態。
我做了認真的分析：因為零散的紙質檔案不太佔地方，如果抱著一種「多留一張紙沒什麼大不了」的心態，很容易就堆積起來，造成「不需要時很礙眼，需要時找不到」的後果。
既然找不到，還不如不留著。自己只留存最少的紙質檔案，才能保證有用的檔案能夠被迅速定位，起到相應的作用，方便自己、方便同事。除了一些「必須」類、「證明」類檔案需要原件，大部分情況下我們需要的不是那一張紙，而是紙上的資訊。
這時候可以考慮：我還可以從別的地方取得這些資訊嗎？當然可以——大部分的紙質檔案都是由電子檔案列印而來，只要儲存好電子檔案，紙質檔案可以隨時重新列印；假如手頭只有紙質檔案，也可以和材料提供方取得聯絡，請教能否分享一下檔案，大多數情況下他們會樂意提供電子檔案；又如，很多資料資訊，如果完全可以從網上取得，也沒有儲存的必要，像電器的使用手冊啦、各種說明書啦、法規制度彙編啦，平時是不需要的，只有在出現問題時，可能會需要看一眼。這種情況下，無須保留紙質檔案，實在要用時，去網上找生產商、資料庫下載電子版即可。
想通了，事情就好辦了。於是石頭下決心克服「萬一有用」這類的心態，改信「紙質資料一定要毫不留情的丟棄」。每次活動後，我都會在確認有電子檔案備份之後毫不猶豫地把議程、會議手冊、講稿等毫不猶豫地扔進檔案銷燬袋。
自那之後，我發現我很快樂，除了收穫奮力一擲的那份快感，我還有了更整潔乾淨的桌面，更一目瞭然的存檔，甚至更高的工作效率。
2．該留下的也千萬別扔掉
「毫不留情的丟棄」是一劑猛藥，為的是打通你的經脈，矯正你的頑疾，即所謂的矯枉務必要過正。如果你接受了，做到了，我們可以再來一些辯證法，說說哪些紙質檔案你最好還是留著，需要你在丟棄前加以思考和判斷。
原件類：各類正式檔案、證書，證明、直接簽署的協議，等等，這些紙質檔案具有正式的效力，不但不能丟，還要好好收起來。
批示類：領導親筆批示、在稿件上的改動、隨手寫就的便籤等，一方面具有管理效力，有時甚至是辦事的「尚方寶劍」，也是開展工作的一種參考，需要認真儲存。
資料類：一些上級單位或兄弟單位提供的資料材料、統計資料、材料彙編、通訊錄等，往往沒有電子版，在今後的工作中又會頻繁使用，就需要妥存。
借鑑類：一些設計新穎精美的會議手冊、邀請函、議程、接待手冊、年報、單位簡介，等等，如果非常精美、極具特色，對你今後的工作或開展類似的活動有一些參考借鑑的意義，就留下它們吧。
需要特別強調的是，留下一定只能是例外，原則仍應當是「丟棄」。
3．收到名片應全部進行掃描
相信有不少辦公室人都和石頭一樣做過這樣的工作，每隔一段時間，將癱倒在桌上的數百張名片分門別類一一塞進名片夾中，再用一張excel表把資訊登記上去。
這項工作十分繁複，完成它靠的是堅強的毅力，石頭早已擺脫這種苦刑，但大概還有很多人還是樂此不疲。
事實上，真正重要的聯絡人早已被我們存入手機通訊錄，所以剩餘名片的地位顯得非常尷尬，很少有人承認上面印的名字都是相對不那麼重要的聯絡人。那麼，丟掉？似乎也不合適，萬一哪天機緣巧合，又需求到別人門上，不就抓瞎了？
大部分時候，名片屬於那種讓人無處安放又棄之不捨的東西，它不像郵票一樣有欣賞價值和升值空間，因此也沒有太大的必要專門準備一個像集郵冊一樣的名片夾。其實對於名片，你大可不必如此糾結，只要有智慧手機，你可以輕鬆把它們轉化為文字並儲存起來。
在蘋果appstore和android應用商店中，宣稱專門提供名片識別和管理功能的app不下10款。其實功能都大同小異，你可以自己去appstore搜尋試試，假如你懶到非要石頭推薦一款，那我覺得經緯名片通可能是最適合辦公室人的。
因為經過石頭對六款相關軟體的實際測試，它有著顯著的優點：可以連拍，經緯名片通可以進行連拍，而且使用者在連拍的同時可以直接新增名片背面資訊；識別率高，本地識別後，該軟體會自動在雲端進行校準，可以近100%的準確識別各式各樣的名片；自動生成電子名片，該軟體可以將名片正反面的資訊進行整合，快速準確地上傳到手機當中，最關鍵的是我們無須排版，軟體就為我們自動生成電子名片，可以立即新增到通訊錄中；完全免費，這個不用多說，我實在不想為了掃個名片還要在線上商店上付費。
對待接到的名片，你應當養成習慣，拿到別人的名片後立即用手機軟體進行掃描儲存，轉化為電子名片後儲存在通訊錄中，至於紙質名片，就偷偷地丟掉吧，但注意千萬別被別人看見，要知道，不論誰看見自己的名片被丟進銷燬袋都不會好受。
4．在廢紙堆中效率更高純粹是不靠譜的話
石頭是獨生子，從小就習慣於把家裡折騰得亂七八糟，反正有父母跟在後邊收拾。工作後到了辦公室，也不知收斂。
檔案堆成小山，紙張四處散落，私人物品塞滿了抽屜，桌上喝剩下的半杯茶水、過期的報紙與雜誌都不稀罕，領回一盒中性筆，用不了一個月就得淪落到問人借筆的地步，很多材料到用的時候，不是拿出來的，而常常是扒出來的，領導同事見了石頭的桌子都皺眉頭。
石頭振振有詞，這不是有研究人員通過一系列的相關研究發現，員工在身處凌亂的環境中時，在試圖簡化手頭的任務時，其實思維更清晰，視覺和心理的雜亂會迫使人們集中精力，而且更能釐清思路。愛因斯坦和羅爾德等著名科學家、思想家和作家都以桌子的凌亂而「著稱」。
石頭的名言是：「凌亂的辦公桌也許並沒有看起來的那麼不利，它們所激發起的解決問題的方式可以提高工作效率，或者增強辦公室人處理問題時的創造力。」可惜的是，激發創造力的好處還沒看得見摸得著，石頭自己先崩潰了。
一是因為時常翻騰一晚上也找不到曾經見過的一張會議通知，或是同事來找我要份上上個月的資料，然後我吭哧吭哧地在檔案欄裡找……在抽屜裡找……在那幾堆檔案中找……最後……還沒有找到……面對同事「找到了嗎，急著用啊」的問詢，真的好慚愧啊。
二是隻要有同事到辦公室，都會圍到石頭的辦公桌前參觀評論一番，嘴裡還嘖嘖稱奇，「不整潔」的名聲眼看就要流傳開來。
事實上，雜亂的辦公桌是否能夠激發創造力姑且不論，不整潔的辦公桌對辦公室人的危害是致命的。