待處理的好說，前面已經提到，讓它們躺在桌面上好了；參考資料也好說，單建個參考資料資料夾，按「基本資訊」「資料」「檔案模版」等丟進去就好；關鍵是這個庫存檔案，佔了大頭，裡面細分要花些心思。石頭提供幾種橫向縱向劃分思路。
b按部門分/b
比較適合聯絡工作面比較廣的同志。比如某領導在市裡分管農業、畜牧、鄉鎮企業、水利等工作，那麼協助這位領導開展工作的辦公室同志，電腦裡的庫存檔案也應該按照領導的分管部門劃分，農業局相關檔案、水利局相關檔案，等等，一目瞭然、互不干擾。
b按時間分/b
比較適合做專項工作的同志。比如某位同志在辦公室管文字工作，主要任務就是寫稿改稿，那麼把稿子按類別分其實意義不大，不如就按照時間線來捋，1月、2月、3月，等等，邏輯也算清楚。
b按工作內容分/b
比較適合工作事項雜，或者是做綜合工作的同志。石頭在綜合部門的時候，常常要聯絡全單位80多個部門，資料夾按部門分那絕對是不可能完成的任務；按月份，也不現實，檔案型別雜七雜八，有議程、有講話、有通訊錄，有調研、有大會、有會見，放到一起相當於沒整理。這時最好就根據自身分工的實際，按工作的條塊來規劃檔案系統，分為對外聯絡、大型活動、重要會議、調研活動、來訪接待，等等。
3．層級太多是在給自己挖坑
很顯然，檔案系統建立起來後，其實總是處在動態的變化中的。每過一段時間，總會有大量原本在「收納區」的檔案排隊被分配到各個資料夾。
當一個子目錄中的檔案過多時，你就應該繼續往下建立子目錄，因為，一個資料夾中如果檔案超過100個的話，查詢會比較費勁，還是得依靠檔案檢索工具，這樣就有違分類的初衷，必須得往下分類。
但分類的細化就意味著層級增多。層級越多，瀏覽的效率就會越低，所以整個結構最好控制在三級以內。應對的辦法就是腦子裡應該有根弦，寧願多增加一些橫向的資料夾，也要儘量控制縱向的層級數。
還需注意，越常用的類別檔案，對應的檔案層級就應該越高，原因很明顯，層級高意味著可以更快地訪問，你可以選擇將目錄的層級上調，或者傳送這個目錄的快捷方式到桌面。
正如設立「收納區」的原理一樣，分類整理是必需的，但分得太細太多絕對不是一件好事，所以石頭建議任何大目錄下建議都建立一個名為「其他」的資料夾，這個資料夾存放兩類檔案：一是實在不好分類的檔案；二是隻有一兩個檔案。不值得再建立新的子目錄儲存，暫時存放在「其他」裡。
4．習慣才是最重要的
石頭上面說的都是「想」這個層面的事，但每個人內心都知道，整理的關鍵其實不在於怎麼安排規劃，而在於是否能夠持之以恆地落實和執行之前設計的規劃，想得再好，即使用「中圖法」去分類資料夾，做不到也是沒用。
石頭小時候是這方面的典型負面案例。小石頭有一個很大的書櫃，石頭爸很愛給石頭買書，書櫃裡很快都塞滿了石頭自己的書，各種童話大王、各種漫畫、各種百科，很快這個書櫃就成了家裡的衛生死角。
石頭懷著對圖書檔案學的朦朧好感，飽含雄心壯志打算把書櫃整理成環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的家中典範。
第一步，先把所有書籍統統推到地上，把書架空出來；
第二步，對已有書籍進行分類，文學、科學、教材、工具等十幾個門類；
第三步，粗略統計每一門類書籍的大致數量；
第四步，根據書籍門類和數量對書櫃進行分割槽，確定每個格子書籍類別；
第五步，製作一批小紙條，認認真真地在上面寫上文學、科學、教材等字眼；
第六步，把小紙條貼在相應的書櫃格子上；
第七步，把地上的書按類別上架。
經過這一系列對六七歲的石頭來說絕對算得上浩大的工程之後，果然一個環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的書櫃誕生了。
故事並沒有完，現實的殘酷在於，大概沒過半年，書櫃又一次成為家中的衛生死角，這樣的浩大工程只能重新來過。很快，小石頭對這樣沒有盡頭的工作就失去了耐心，書櫃的環境從此一蹶不振。
小石頭的問題在哪？當然不在於檔案系統的謀劃和分類，他已經做到了他所能達到的最高境界。問題在於，圖書存放系統建立後，他沒有定期整理的習慣和意識，指望畢其功於一役，那肯定是行不通的，檔案系統只能定期走向崩潰。
所以石頭的建議是，一定要形成自己固定整理檔案的週期，這個週期最好不要超過一個月。
比如辦公室經常會值夜班，石頭所在單位大概兩週一次夜班，這個夜班就是石頭自己的整理時間。利用夜深人靜的時候，把積攢了兩週檔案的「收納區」來一個大掃除，該處理的儘快處理，該刪除的果斷刪除，該歸檔的按類別歸檔，目標是恢復一個空空蕩蕩的「歸納區」。
要強調的是，和紙質檔案一樣，電子檔案也需遵循「斷舍離」的原則。對於資料來說，最重要的是瞭解你儲存的資料對你是否有用。如若不能吸收轉化為知識能力，資料再多也不能體現其價值，而且會讓你的檔案過於繁雜，因此定期清理無用檔案尤為重要。
比如，石頭覺得，以下檔案果斷刪除，毫不可惜：已過期，無任何保留價值的檔案；重複的檔案、模式化的檔案；可以從網路上輕易下載到的檔案等。
另外，鄭重說明，整理並非石頭的強項，這裡介紹的說到底還是石頭的懶人懶辦法，如果你有更為科學、更加獨到的檔案整理方法或心得，一定要留言告訴大家哈！