雲盤出現之後，搭建共享資料庫的門檻大降，石頭就申請了辦公室公用賬號，為大家安裝了雲盤客戶端，決心建一個自己的雲庫。雲庫主要劃分為兩個區域，一個是資料共享區，一個是工作共享區。
資料共享區事先建立好分類目錄，比如校長講話、書記講話、賀信、主持詞、重要報告、活動方案、照片、影片、其他等，請大家把自己電腦裡的相關材料按規劃統一上傳到資料共享區，很快就形成了一個包含數萬檔案的龐大資料庫，大家隨時可以在電腦、手機上對資料庫進行搜尋呼叫，沉睡在硬碟深處的很多檔案資源一下子活了過來。
想想以前，在接到寫作任務的時候，常常要打n個電話找材料：小李，你那有沒有以前的類似稿件？小王，你寫過這個主題沒有？都發給我！搞得單位裡雞飛狗跳，自己也疲憊不堪，還沒動筆，激情已消減大半。雲庫建成後，只消自己用關鍵詞搜尋幾下，之前的相關檔案就都蹦出來了，很多都可以直接套用。
工作共享區主要是供辦公室內部共享手頭的工作。比如，石頭負責起草某次校長講話的初稿，以往起草完畢後只能通過郵件發給科長，科長改完後再發給副主任，副主任改完才是終稿，有時候稿子一多，發來發去自己也糊塗了。現在我起草完就會放到雲盤的工作共享區，科長直接通過雲盤就能檢視修改稿件，科長改完在檔名中標註一下，再通知副主任修改，這樣一來就不用稿子滿天飛，一個檔案就進行到底，而且留在工作共享區的都是最終版本的檔案，用計算機專業的話來講，大概就是極大減少了資料冗餘。
3．用雲筆記記錄點滴
過去，要想儲存點資訊可不容易，有的人做小卡片，有的人剪報，總之，效率低下、費時費力。
雲筆記的出現讓知識儲存不再是一件困難的事。在網路上瀏覽過有價值的資訊，我們可以輕鬆地把它儲存下來，然後同步到雲端，以後需要的時候就不再需要網路搜尋然後篩選了；並且，現在大多數雲筆記本產品都支援多終端登入，通過智慧手機、平板電腦就可以檢視這些資訊，同時也可以隨時隨地地記錄我們的所見所想。
在眾多雲筆記產品中，evernote和有道雲筆記出現較早，也比較受歡迎，其他還有googlekeep、微軟的onenote、盛大的麥庫記事，以及新點科技的fit雲筆記等。石頭一直用印象筆記evernote，我們可以使用evernote很方便地建立一條筆記。
點選evernote主視窗的頂部「新建筆記」按鈕就可以建立一條筆記，這時候給筆記取一個能夠顯示筆記內容的標題方便以後搜尋。然後點選筆記的正文部分並開始輸入文本，使用者可以改變文本的字型、字號或者顏色，或者也可以將文本調整成粗體、斜體或者下劃線體。一旦完成了筆記的輸入，不再需要做任何事情，evernote會自動儲存並同步你的新筆記到evernote伺服器。
並且，evernote支援多平臺訪問，使用者通過智慧手機也可以隨時隨地新建和瀏覽筆記。evernote可以儲存許多不同型別的內容，不僅僅是文本，還可以儲存影像和音訊訊息。另外，做筆記時如果有附件，evernote可以方便地新增檔案，使用者可以輕易地把檔案放進印象筆記本里，並配合其他操作、任務和工作專案使用它們。evernote還可以儲存微信文章、聊天記錄、網頁，微信上看到好的文章、和愛人之間甜蜜的囈語，都不必再擔心丟失或佔用空間，儲存到雲筆記裡就能隨時看到了。
4．是時候有一張二維碼名片了
二維碼現在鋪天蓋地，已經成了很多場合交換資訊的標配。二維碼是能夠將大量資訊圖形化傳播的一種工具，藉助手持終端，別人就能快速讀取二維碼的相關資訊。以手機為例，只要你安裝了二維碼識別類軟體，啟動軟體，對準二維碼圖片掃描，就能夠獲取並儲存二維碼上面的資訊。現在越來越多的人都會使用手機掃描二維碼了，大家慢慢養成了習慣，看到二維碼就習慣性地去掃一下，好像通過二維碼真可以做到「手機掃一掃、便知天下事」似的。
以前在辦公室工作，要留下聯絡方式，無非見面後打招呼，交換名片，現在將你的名片資訊生成二維碼，印製在名片上，或者直接通過手機傳送二維碼，已經成為一種潮流。對方拿到你的名片，不再需要敲擊那令人手疼的手機鍵盤，開啟掃碼，將攝像頭對準名片上的二維碼，只需要3秒，即可將你的名片資訊錄入到手機通訊錄。名片的資訊展示不再侷限於一張卡片的大小，也不再侷限於面對面的距離。
二維碼是一種開放標準，所以國內二維碼名片市場目前處於混沌狀態，尚未統一。有些二維碼生成工具可以直接把資訊寫到二維碼裡，有些則其實只是個網址，掃描後會連結到你個人資訊的頁面。石頭覺得大家可以根據自己的實際情況選擇。如果想包含儘可能多的資訊甚至圖片、影片，還是連結到網頁吧，如果只有姓名、聯絡方式、地址等資訊，直接寫在二維碼裡也未嘗不可。
首先，百度一下「二維碼」，找一個靠譜的二維碼網站，就選排第一位的線上二維碼生成器好了，比如石頭一般用號稱國內最大的草料網。進入網站後找到名片功能點選進入，在對話方塊側輸入想要展現的資訊：包括基本資訊、聯絡方式和其他資訊。草料網生成二維碼還可以新增頭像，這似乎是該網站獨有的功能，石頭試過，這些資訊可以在手機上非常完美地展現，且同步儲存到手機通訊錄，效果棒棒噠。
點選生成按鈕即可生成名片二維碼，拿手機掃一掃看下名片在手機上顯示的效果如何。如果有資訊錯了，就修改下，然後點更新二維碼名片按鈕。最終生成滿意的二維碼名片後，下載二維碼圖案。
這個圖案可以印到紙質名片上或者儲存在手機上，見面時發給別人或者請別人掃描，也可以直接以圖片的格式網路傳播，比如通過微信或彩信傳送，附在電子郵件的簽名欄裡，等等，十分方便。