1．切忌空白主題
納尼！我怎麼會寫空白主題！你當我二啊！然而，雖然這個要求看上去很小白，為人所不屑，但事實上很多人做得並不好。在發郵件求辦事或提要求的時候，大部分人還能記得給郵件加上標題，但一到轉發郵件和通過附件傳送材料的時候，就很容易出現轉發郵件不更改系統預設的轉發主題，傳送附件不寫主題的情況。
石頭就經常收到層層轉發的郵件，到我這的時候主題往往已經面目模糊，只剩下一排「fw」，讓人如墜雲霧之中。千萬不要把轉了n層的郵件直接發給別人，一方面顯得非常業餘；另一方面也不利於別人知曉郵件內容。石頭的一般做法是在轉發郵件前標註【轉自×××】，後邊再寫上郵件主題。
另一種容易出現的毛病是，有時你跟別人要一些參考材料：老趙，上次你給我們講公文寫作時用得ppt挺好的，發我看看唄；好的，馬上發你郵箱。沒一會兒，收到一封空白主題的郵件，正納悶這是什麼呢，開啟一看，就是剛才索要的ppt。
要知道，對辦公室人來說，郵箱遠不只是一種通訊工具，某種程度上也起著資料庫和工作記錄的作用。經常需要快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，你發沒有主題的郵件給別人，別人通常不會開啟，這樣一來你發給別人的材料就很容易被遺漏，就算別人好奇心強，不開啟看看心裡不舒服，十分幸運地開啟來看了，事後再想查詢這封郵件時，也會因為空白的主題很難被發現，只能在郵箱裡一個個去翻閱、開啟。
對你來說，寫上主題是舉手之勞，也是基本的禮貌，何不給別人行個方便？
郵件主題要簡短明確，能夠突出內容的重要性，切忌冗長複雜。如果主題中有關鍵詞想突出，可以新增適當的符號加以著重，例如【】；如果確實很緊急，在郵件開頭註明【緊急】或【特急】。
如果你實在很懶，覺得給郵件新增主題是一種酷刑，那麼先別絕望，一些郵件客戶端很適合你，比如fox-mail，當你寫郵件時，它可以自動把上傳的第一個附件名稱新增為郵件主題，它還可以直接複製附件名稱，你只需要貼上到主題欄就行了，值得深度「懶癌」患者擁有。
2．關於正文的三個原則
說完主題，石頭再來說說郵件正文務必遵循的三個原則。
b原則一：禮多人不怪/b
禮多人不怪，禮貌性稱呼是公務郵件不可或缺的內容。正文開始一定要說「××您好」，如果不熟悉的話，可以稱呼別人的職務，例如「劉處長你好」，哪怕搞不清楚對方職位，叫聲「唐老師你好！」總是不會錯的，畢竟「蒼老師」「趙本山老師」也都是老師。結尾的時候不要偷懶，加幾句祝福的話顯得非常周到，比如「順頌×祺」。
b原則二：短句為上、簡短為上/b
正文寫的水平如何體現的是個人基本表達能力，石頭可能幫不到你，但簡明扼要、多用短句總是沒錯的，畢竟大家都習慣了快閱讀、短閱讀，句子太長，內容太多，別人可能根本沒耐心看完，也容易遺漏文中的重要資訊。
b原則三：比平常說話更委婉、更恭謙/b
電子郵件交流時，不像面對面交流那樣帶有表情、表達感情，也無法像電話交流中能聽出語氣，更不像書信可以慢慢推敲華麗辭藻。如果你不注意文字語氣的話，是很容易顯得冰冷、無情，易被誤解的。
郵件裡的一句話可以用很多語氣表達出來，我們應該儘量選擇委婉、恭謙的方式。舉個例子，若你不同意對方的意見，那麼在反對時請多用「我們」而不是「你」，比如「我們覺得這個稿子還可以再進一步修改」相比「你這個稿子還可以再進一步修改」，是不是感覺後一句的手指頭都快戳到別人眼睛裡了，而前一句則柔和得多呢？
3．請認真對待附件
很多時候辦公室同志們寫完正文覺得就萬事大吉了，附件隨便上傳一下。但正如前面提到的，有些時候，傳送附件才是寫這封郵件的主要目的，對待附件也不應隨心所欲。
b千萬不要忘記貼附件/b
石頭自己也發生過好多次這種情況，寫著寫著見附件，最後傳送時忘記貼上附件，很明顯，別人看到這樣的郵件，眼裡一個大號的馬大哈就誕生了。
b正文裡一定要對附件有說明/b
附件自己不會說話，只能靠正文替它舉牌。所以如果有附件，正文一定要用一定篇幅說明附件的內容，如果新增多個附件，更要一一說明附件一是什麼，附件二是什麼；如果附件是特殊格式的檔案，必須說明一下附件用什麼工具能開啟。
b附件一定要有編號和名稱/b
石頭有時收到下級單位草擬的領導講話，郵件附件的名字就簡明扼要的兩個字——「講話」。麻煩請換位思考一下，這個叫「講話」的檔案在你電腦上可能是獨一無二的，但在石頭的電腦上就沒有任何意義；如果有多個附件，一定編好號，寫清楚每個檔案的名稱，並對應在正文說明，否則有時六七個附件，收件人怎麼分得清東南西北。
b較短的檔案附件，內容要在正文重現/b
以前石頭給一些報紙期刊投稿時，常常被要求將附件內容貼上在正文裡，石頭只好照做，但始終不明就裡。一次別人也給石頭髮了一封這樣把附件內容也貼上在正文裡的郵件，終於體會到妙處。
原來，如果將檔案裡的正文用純文本複製貼上在郵件結尾，對方在使用電腦處理郵件尤其是智慧掌上裝置的時候，便無須等待下載開啟附件，可以直接快速瀏覽正文。對於不長的檔案附件，石頭建議你這樣做，畢竟下載後瀏覽還是要浪費別人一些時間。
4．必須要用郵件收發工具
辦公室裡收發郵件的量通常不小，碰上大活動大材料，需要反覆溝通，每天少則十來封，多則上百封郵件也是稀鬆平常。