石頭髮現有些辦公室同志耐心可嘉，郵件再多，也堅持有條不紊的重複在網頁上登入郵箱的步驟，一遍又一遍地輸入使用者名稱、密碼，不厭其煩地上傳附件。
假如有時候需要同時使用好幾個郵箱，單位的、處裡的、科室的，還要開啟網頁分別一一登陸。這真是不勝其煩，為什麼不用郵件客戶端呢？其實，郵件客戶端好處很明顯：
有及時的來信提醒，別人發來郵件，你第一時間就能得到提示並處理。
不用頻繁的登入驗證，設定好賬號之後，哪怕同時處理幾個郵箱的郵件，也只需開啟客戶端軟體處理，不用反覆輸入密碼。
更方便的分類管理，客戶端可以更方便的儲存附件、分類郵件，提供更強大的檢索工具。
可以離線儲存檔案，有時候單位郵箱容量小，放不了太多郵件，有時候出差在外總不能時刻保持網路暢通，客戶端把郵件儲存在本地，這時候客戶端就派上了用場。
更強的編解碼能力，提高對郵件格式的相容性，不容易出現亂碼，格式看著舒服。
此外，不少郵件客戶端還提供更豐富的功能，比如自動輸入郵件地址，隨意拖拽上傳附件，自動填寫主題，通訊錄匯入等。
至於哪款客戶端好用，石頭覺得都還行，大致不差，outlook、fox-mail、網易郵箱大師、wps郵箱、yomail都行。
需要特別指出，如果你用智慧手機，手機上也應該裝個郵件客戶端，便於隨時處理郵件，原因同上。
5．別浪費電子郵件簽名欄
石頭經常收到一些陌生人的郵件，除了正文後面就沒了，光禿禿的一片。
有時針對郵件內容著急和發件人溝通，卻怎麼也找不到對方的聯絡方式，只好又通過發郵件聯絡，往往要等到一兩天後才得到回覆。之所以出現這種聯絡上的錯位，進而拖累辦公效率，其實就是對方沒有重視和用好電子郵件的簽名欄。
先科普一下，電子郵件簽名是指可新增到傳出電子郵件末尾的文本，說白了就是自動新增到每封發出的郵件末尾的資訊。作為一個追風少年，你當然可以在簽名欄裡寫上「一切皆有可能」或者「求偶」等個性化的內容，但作為一個辦公室人，我還是建議你的郵件簽名欄儘量遵循以下原則。
b簡明扼要地寫上基本資訊/b
如姓名、單位名稱、聯絡方式、個人職責範圍等。注意，當你有多個電話、郵箱、網站和社交網路賬號時，不要列出所有聯絡方式，這種做法大錯特錯，因為這會讓收件人困惑甚至絕望。實際上，你只需要列出一兩個聯絡方式，然後加上一句話，告訴對方怎樣才能最快聯絡上你，比方說「微信是聯絡我的最快方式」「如有問題請您直接撥打我手機」等結束郵件，然後附上你的微訊號、手機號。簽名檔最好不要超過5行。
b千萬不要新增圖片藝術字型等過於花哨的內容/b
石頭個人非常討厭把花哨的圖片作為簽名檔，這總讓人感覺這個e-mail頭重腳輕快要摔倒，或者發郵件的人想給郵件套上貂皮大衣，簽名欄太花哨會導致郵件接收人注意到簽名勝過郵件內容本身，這恐怕是著急辦正事的你不願意看到的。另外，為了阻止垃圾郵件，一些電郵供應商有專門攔截郵件影像的預設設定，這樣的結果就是如果你的簽名含有名字、頭銜和商標的影像，你要做好收件人可能什麼也看不見的準備。
b可以捎帶不越界的個性/b
適當的個性也未嘗不可。郵件簽名欄裡的個性化內容既可以是單位宗旨和願景，比如「石頭專業代寫公文，包您滿意！」，也可以引用一個短語，比如「石頭愛崗敬業奉獻」。另外，石頭前面也提到了，現在個人資訊數字化方興未艾，省略一切文字內容，在簽名欄新增一個二維碼名片也是讓別人記住你的好辦法。
還有一點提出來和大家探討，簽名欄中除了電話、手機、地址以外，該不該包含自己的郵件地址？應該。起初石頭覺得這完全是脫褲子放屁——多此一舉，別人收到我的郵件自然可以從發件人裡看到我的郵件地址，我還用得著狗尾續貂在簽名欄裡也把郵箱地址寫上嗎？
後來石頭髮現一些大單位各有各的統一簽名格式，但都會包含郵件地址。經過多方求教打探，原來，之所以要求籤名欄裡也註明郵箱地址，是因為你的郵件可能會被轉發或回覆給其他人，如果簽名欄不寫地址，幾道轉手之後別人就看不到你的郵箱資訊了，這會給別人帶來不便。
6．發完郵件保持溝通
必須承認，一個普遍存在的現象是，許多單位使用郵箱的頻率趕不上高度市場化的大企業，很多人也沒有經常查收郵箱、及時回覆郵件的習慣。
不少大企業的執行條線基本建立在電子郵件的基礎上，比如石頭曾經看過一篇講騰訊怎麼用郵件辦公的文章，說道：「一位程式設計師對我講述過這樣的經歷：有一次，他做了一個ppt，後半夜兩點鐘就發給了馬化騰，本想洗洗睡了，沒料到過了20多分鐘，馬化騰就發回了修改建議；曾主管qq會員業務的顧建斌回憶說，馬化騰對頁面的字型、位元組、大小、色彩等都非常敏感，有一次，他收到一份郵件，馬化騰指出兩個字之間的間距好像有問題。」
這樣的場景在一些機關和事業單位幾乎難以想象，辦事主要還是靠公文往來，很多人好幾天也不看郵箱，甚至看到了也裝作沒看到不予理睬，你拿他還真沒辦法。
這樣一來，對辦公室的同志來說，發完郵件後的繼續溝通就變得極為重要，必須通過郵件以外的方式提醒別人及時檢視郵件，同時確認對方收到郵件，否則到時候對方推諉扯皮，說，哎呀，沒有看到郵件啊！沒有給我發過郵件啊！我好久沒看郵箱了啊！你怎麼不跟我說一聲！你就有口難辯了。
後續的溝通一般採用兩種方法：
一是請求閱讀收條。石頭曾經喪心病狂地把郵箱設定成對所有發出的郵件預設請求收條以及預設回覆，然後領導的郵箱被我的自動回覆塞滿了，你當然不要學這樣的做法，只對重要的郵件請求收條即可。
二是通過微信簡訊電話提醒對方看郵件。畢竟別人也要開會，不是每個人都時時刻刻蹲在電腦前捧著手機刷郵件的。發個簡訊提醒別人看郵件的好處在於可以把簡訊郵件通知留下做憑證，對方不能再裝作沒看見而不理睬。好幾次石頭被人誣陷，說沒有收到郵件，在領導正準備劈頭蓋臉訓斥下來的千鈞一髮之際，石頭掏出手機，給領導看了簡訊提醒，雄辯地證明了石頭是個辦事靠譜的實誠同志。