我說：「好啊，很好，辦公室可是一個很重要的崗位，好好幹啊……」
雲朵面有難色：「哎——我對這個位置很陌生啊，都不知道該幹什麼，要是讓我幹發行我是沒問題，可是，這幹公司的行政管理，我還真是棘手，心裡一點底氣都沒有。」
我看著雲朵說：「雲朵，現在，你首先要解決的問題是自信。要相信自己，不懂不會不要緊，虛心認真學，這世界上沒有人生下來什麼都會，都是在實踐中學會的。你雖然學歷稍微偏低一點，但是，通過參加自考，你正在彌補這一缺陷。
「同時，你也有你的優勢，那就是你的性格和做事方式。還有，你在發行公司這麼多年的工作經歷，積累了豐厚的發行經驗，無形中就是你的工作資本……
「記住，雲朵，做任何事情，都要看到自己的優勢和缺陷，二者都要看到，優勢可以讓你樹立自信，缺陷可以讓你更加努力去學習，凡事都必須要自信，自信，是一個人成功的基石。」
雲朵看著我點點頭：「嗯……大哥，我記住了，我聽你的，我會好好去幹！」
我說：「其實，辦公室的工作並不複雜，我們是一個公司，帶有明顯的企業性質，這個黨政部門的辦公室職能相比，要簡單一些，容易操作一些……雖然不負責，但是，在公司裡的位置十分重要……
「你要明白，發行公司是一個擁有20多個發行站和十幾個職能部門、接近700人的經營機構，辦公室處於承上啟下的地位，是聯結公司領導和各站、部、科、室的橋樑，協調各有關部門關係的紐帶，保持公司工作正常運轉的中樞，在日常工作中具有十分重要的地位和作用。」
雲朵認真地聽著：「嗯……大哥，你繼續說。」
我想了下，結合自己公司以前辦公室的工作和職能，盡我所能開始對雲朵進行崗前輔導。
我繼續說：「辦公室的位置很重要，辦公室主任的職責更加重要，公司的各項決策能否在各部門不折不扣地得到貫徹落實，公司後勤工作是否保障有力，職工文化生活開展工作得是否有聲有色，很大程度上取決於有沒有一個合格、稱職的辦公室主任，更進一步說是辦公室主任崗位職責的履行程度……
「這麼說吧，結合發行公司的工作特點，我自己覺得，作為一個辦公室主任，要做好四個方面的工作，換句話說，就是有四大基本職能。」
「嗯……」雲朵點點頭，突然開啟包，從包裡摸出一個筆記本還有筆，開啟筆記本，拿著筆，看著我：「大哥，繼續說。」
「呵呵……幹嘛啊，還做筆記啊！」我笑著說：「我就是隨便說說，只能供你參考，不用記！」
「那不行，我腦子笨，我怕聽了記不住，我要記下來回頭好好琢磨。」雲朵認真地說。
我笑了笑，端起杯子喝了一口咖啡，然後繼續說：「我個人覺得，從發行公司的實際工作出發，這四大職能，就是參謀職能、承辦職能、管理職能和協調職能……
「參謀
職能主要表現在：在決策形成過程中，在幫助領導全面瞭解基層情況、確定工作方向和重點、範圍及程度上發揮參謀作用；在決策實施過程中，在幫助領導及時瞭解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發揮參謀作用；在決策實施過程結束後，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發揮參謀作用……
「而承辦職能大致來自三個方面。一是來自集團黨委、集團經營委的，主要應該是集團黨辦、經管辦等部門代表黨委和經營委交付的事項，如工作調研、資訊反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成。
「二是來自公司領導的，也就是秋總趙總和秋總的，對於公司領導班子的決策，辦公室主任要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任，是第一責任人。
「三是來自公司內各科室和發行站的，比如，公司內職工需辦理有關事項或對公司的意見建議，按程式應先和辦公室取得聯絡，這就需要辦公室主任根據實際情況去處理……總之，辦公室主任對所負責的事項要高度負責。一絲不苟，一辦到底，落到實處。」
雲朵邊聽邊在筆記本上記著，不停地點頭：「嗯……說的太好了。」
我抽出一支菸，剛要摸打火機，雲朵眼快，一把摸起打火機給我點著，邊笑著說：「徒弟給師傅點菸嘍……大哥師傅，快接著說下去。」
我笑了，吸了一口煙，邊琢磨邊繼續說：「嗯……還有個管理職能，這個主要是針對辦公室內部而言，比如文書管理，儘管發行公司的檔案並不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印製、收發登記、立卷、歸檔等環節是必不可少的。
「辦公室主任應該負責對文書工作統一領導，統一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。再比如事務管理，辦公室作為公司內事務性辦事機構，辦公室主任作為這個機構的負責人，應該說是事無鉅細，都要認真操辦，如會議安排、領導用車、對處對上接待、辦公用具以及為公司內職工提供生活服務的有關事項，使辦公室真正成為發行公司內部工作的樞紐……
「再有就是協調職能，我以為，辦公室主任履行協調職能，主要是抓好縱向協調、橫向協調和內部協調，所謂縱向協調，即指致辭力於上下級之間關係流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協調工作；所謂橫向協調，即指致於票證、監控、財務等各發行公司直屬部門科室融洽和諧的協調工作。」
「嗯……」雲朵飛快地記著，邊點頭：「還有呢？」