桂天明笑了，說：「那你以後就努力做一個好領導吧！好了，我們還是進入正題吧。先說說你這個星期的感受和問題吧。」
王照海說：「上次桂大哥給我講了之後，我就開始蒐集資料，我發現很多交付延誤確實都是當初備貨不足、緊急補單造成的。雖然花了很多時間跟催，很多訂單還是被延誤了。所以這個週五我已經參照歷史需求，把一些訂單需求放大了。對於一些經常出現交付問題的物料，我也補了訂單出去，建立安全庫存。等這些物料到了之後，問題應該會有所緩解。不管怎麼樣，我現在心裡踏實多了！」
桂天明點頭說：「那就等著看後續的結果吧。對了，你還有沒有其他問題？」
王照海想了一下，說：「暫時還沒有想到什麼問題。我現在就覺得自己每天都疲於奔命，感覺整天忙來忙去，一天下來，其實又沒有做多少事。」
桂天明看著王照海，沒有說話，於是王照海繼續說：「就比如說我星期五的事情吧。銷售人員投訴說以前的一批貨沒有按照客戶的要求發貨。這批貨還是以前我負責這個客戶之前就出貨的，我根本就不清楚當初的情況，但是現在是我在接手了，只能去核查當初到底是怎麼回事。幸虧生管的一個同事胡工知道一些以前的情況，說當初的變更是和客戶溝通過的，客戶當初同意了。以前負責的同事應該是有檔案留底的，郵件也應該有說過這件事。我沒有辦法，只能到處翻閱以前的相關檔案，在郵箱裡面翻找過去的郵件，希望找到證據。我找了兩三個小時，最後才好不容易在一封轉了好幾次的郵件的下面找到了客戶同意接受的文字。就這個破事，我很多工作都被耽擱了，然後又是被問題追著跑！」
桂天明卻問：「你的郵箱和檔案都沒有做5s的嗎？」
這個問題讓王照海有點摸不著頭腦，說：「5s不是做清潔嗎？怎麼和郵箱、檔案這些扯上關係了？」
桂天明笑著搖頭，說：「你沒有理解5s的內涵，其實5s遠比你想象的強大得多。不過也不能怪你，真正懂得運用5s的人太少了。」
王照海連忙說：「那你教教我？」
桂天明笑著說：「教你沒問題，不過你還是先說說你知道多少5s？我也想知道你們公司到底給你培訓了什麼。」
王照海臉紅了，說：「5s就是整理、整頓、清掃、清潔、素養。整理就是清理不必要的東西，把不經常使用的東西從工作現場清理出來，放到一邊，這樣可以節約現場的空間；整頓就是把需要使用的東西進行分類，讓自己需要使用的時候便於找到，減少尋找待工的時間，提高工作效率；清掃就是清除髒汙、根除髒汙的源頭，保持良好的工作環境；清潔就是保持上面的成果，通過檢查防止問題捲土重來；素養就是把前面做到的事情變成一種習慣，變被動去做為我們主動要做！」
桂天明點頭說：「不錯，不錯，至少是中規中矩。你要試著更進一步，不要老是停留在5s的形式上面，要深入5s的本質。形式是可以變化的，只有抓住了事物的本質我們才能靈活運用。所以多想想事物背後的本質，本質是什麼？」
王照海有些迷惑，一時不知道怎麼回答。桂天明這時說：「你不要被有形的東西給束縛了。我們可以換個思路來理解：整理其實就是讓你去掉不需要的東西。這個東西可以是現場的工人需要使用的工具，也可以是你我這樣的辦公室工作人員需要的檔案、郵件。我們一樣也需要去掉那些我們平常工作中不需要使用的郵件和檔案。沒有這些無用的郵件和檔案的干擾，我們才能更快地找到自己所需要使用的郵件和檔案。這樣就能夠提升我們的效率了，對吧？」
聽到桂天明這麼一解釋，王照海突然有種恍然大悟的感覺，連忙點頭。桂天明繼續說：「你昨天說自己找不到自己需要的郵件和留底檔案，其實很大一部分原因就是因為你的郵箱裡面有太多自己不需要的東西，就像在一堆沙子裡面找一粒金子，這當然不容易啦！」
王照海點頭說：「郵件是我的前任留下來，直接轉到我的郵箱。而且因為當初也沒有詳細交接，我也搞不清楚到底什麼郵件有用，什麼郵件沒用。再說也怕萬一刪掉了有用的郵件，就一直沒清理。等到要用的時候，在那麼多郵件裡面找一封郵件確實很辛苦。如果我把他那些明顯沒用的郵件刪掉了，找起來就沒有那麼費事了！」
桂天明說：「現在你知道怎麼在郵件和檔案管理中使用整理的技巧，怎麼整頓應該難不倒你吧？」
王照海思考了一會兒，說：「我應該首先把郵件分類別，按照類別的特點分別處理。」
桂天明繼續追問：「比如呢？」
王照海說：「比如市場部給我的郵件，一般都是一些市場預測、發貨通知、關於一些產品問題的溝通處理。市場預測我需要按不同的銷售人員分類，單獨儲存，這樣我可以瞭解市場的變化趨勢，方便以後把銷售人員的預測和實際發貨進行對比，找出規律。而發貨通知，一般在客戶收到貨之後一個月我就應該清理掉！其他的很多溝通郵件也是，當時有用，事情結束了都應該刪掉。還有那些同事發的消遣的郵件，都應該刪除掉。對於當初有過重點溝通、以後可能會有問題的郵件應該轉到一個地方儲存起來，比如說昨天讓我忙活了好幾個小時的那個事情，應該把所有溝通記錄列印出來，和客戶簽字同意的傳真、相關訂單發貨的檔案一起歸檔。這樣萬一出了問題，我找起來就方便得多。」
看到桂天明點頭讚許，王照海想了想又接著說：「此外不同客戶的訂單相關的郵件應該以客戶類別分開儲存。當然小客戶的郵件比較少，可以集中在一起管理，這樣哪個客戶的訂單出問題，我直接按客戶類別去查詢就行了。」
王照海越說越興奮，說：「我的檔案也是一樣，預測資料應該單獨放在一個資料夾，按客戶細分，然後檔案日後存檔留底的時候按時間次序放好，做一個目錄。這樣的話，我要找任何一份檔案都會很容易。」
桂天明滿意地點點頭，說：「是啊，做辦公室工作，我們最常用的工具就是我們的郵件和檔案，如果我們能夠按5s的精神把這些郵件和檔案都放好，用的時候方便取用，就能夠大大提升我們的辦公效率。關於整頓，你的理解很到位。那麼清掃呢？」
王照海感覺有些為難，說：「郵件都是從別人那裡過來的，要我從源頭控制無效資訊的產生，恐怕很難吧？」
不過話一齣口，看到桂天明微微搖頭，他馬上就意識到了，道歉說：「我錯了，我不應該沒有努力就說難。」
桂天明嚴肅地說：「只有努力過才有資格說困難！要永遠記住這一點。」