田德海想了想，說：「那還是要內部克服困難，儘量想辦法滿足客戶的要求。」
江流說：「對呀！那這個問題你要內部克服困難呀，要想辦法解決呀。當然如果你需要條件支援，可以提出來。下去之後你多想想，我們可以另外開會來解決這個問題。」
江流停下來喝了口水，說：「這個樣品非標的問題到此為止，我們有點偏題了。我們現在討論的主要問題是非標流水線生產的解決方案。我們前面說到生產部生產非標產品需要做什麼準備工作。田德海你繼續這個話題。」
田德海想了想說：「要保障批次非標的順利生產，目前生產部需要培養對裝配非常熟悉的物料員，這個前面已經說了。還需要對應的工藝檔案，這需要工程部的支援。」
楊總聽了說：「工程部現在本來就有不少的樣品製作工作，還要做前面計劃提出來的虛擬編碼，修改bom。估計製作工藝檔案需要更長的時間，兩個月完成怎麼樣？」
江流笑笑說：「改革急不得的，大家盡力做就可以了。我覺得沒有必要太看重完成的時間。我們這裡要給出時間，只是讓大家心裡大致有個譜就可以了。就按楊總的意思，兩個月完成吧！」
田德海繼續說：「剩下的就只是一些人員技能培養方面的問題，這個生產部自己會解決。還有，請質量部也做好準備，希望能夠幫生產部把好最後一道關。」
劉經理說：「質量部這邊沒問題，質量部也會根據一個系列間不同產品的差異確定質量檢驗的重點。所以請秦工在工藝檔案做好了之後一定先給到質量部，做好一份給一份，這樣好方便質量部根據工藝的差異做出對應非標產品的檢驗檔案。」
田德海說：「這樣做我就放心了，這是個大改革，有人幫忙盯著，我心裡也踏實一點。」
江流環顧了在座的各位，說：「那現在基本上確定兩個月之後我們可以完成各自的工作，先按這個目標走吧！但是請大家記住：改革成果才是最重要的！我們的目標時間只是方便我們之間的工作配合，確定大致的專案程式，不是一個死命令，時間是個可調節的目標。希望大家還是把重點放在改革的成效上來。今天我們下班後去聚個餐，來預祝我們的專案成功吧！」
隨著一份份檔案編寫完成、一個個虛擬元件錄入系統，大家成功實施的信心也越來越高漲。離最後的期限還有兩個多星期，江流把田德海叫到了自己的辦公室瞭解生產部的進度。田德海認為生產部人員都已經培訓得差不多了，等工程部所有的檔案編寫完成後應該就可以切換實施了。
江流沉吟了一下，問：「你怎麼確定培訓得差不多了呢？」
田德海說：「我考過我的物料員，現在不同工位的物料需求他們都很清楚，差異物料也搞得很清楚。」
江流還是顧慮重重地說：「我覺得還是實際模擬一下讓人比較放心一點，我想找個時間讓大家模擬一下整個的操作過程看看是不是真的都準備好了。你覺得有沒有信心？如果模擬成功，等檔案完成就可以實施切換了。如果不成功，我們也可以藉機發現一些問題，利用最後的時間完善我們的準備工作。」
田德海表示有信心進行模擬。江流說：「那行，你先去忙自己的吧！我來安排這件事。」
江流打電話向杜山鬆了解了一下最近的訂單情況，瞭解到最近訂單並不飽和後，江流讓小杜安排一個比較鬆散的生產計劃。要選已經做好非標直接生產工藝檔案和檢驗檔案的產品，排一個連續生產兩個任務令是一個系列裡面兩種不同產品的生產計劃。
杜山松有些奇怪，問：「沒到切換的時間吧？我這裡還沒準備切換呢！」
江流說：「是還沒到時間。但我想先做個模擬測試，萬一有問題也好早發現早解決。」
杜山松說：「江總，我明白了。安排好了我通知你。」
江流想了想，又補充說：「你不需要特別提前通知相關部門，按正常的計劃操作流程進行就可以了，我想看看最真實的情況！」
過了兩天杜山松的計劃下達了，各個部門收到通知後都在為新模式的試執行做準備。倉庫的備料沒有什麼波折，按照當初約定的方法，倉庫把兩套料中相同的部分一起點出來了，有差異的物料則分別貼上了寫有對應任務令的標籤。生產部領完料之後，開始預先分料。雖然速度有點慢，物料員還是正確地把物料按工位分好了。
但接著出現了一些問題，田德海在一大堆檔案裡面翻找按新模式製作的工藝檔案，翻來翻去就是找不到，不一會田德海已經是急得滿頭大汗了。這時前一個任務已經快生產完成了。好不容易找到了對應的檔案，田德海趕緊到產線去換檔案。江流在一旁默默地看著忙得滿頭大汗的田德海，一句話也不說，好像是一個局外人一般。
陪在江流身邊的杜山松有些著急，說：「田德海到現在還沒有安排物料員配料到產線，換線時間肯定要延長了。要不我去提醒一下？」
江流卻淡淡一笑，說：「今天本來就是一個演習，關鍵在於真實，這樣才能找出問題，效率是其次的，他能做成什麼樣就是什麼樣吧！只要不做出不良品就好了！」
果然等到田德海換好了工藝檔案，他自己也發現物料還沒配到產線，而前段工序的人員已經做完了手頭的工作在等待了。田德海不由地有些緊張地看著江流，江流卻仍然帶著淡淡的笑意說：「你做你的，不要看我呀！今天是演習，出一些問題很正常，你盡力去做就對了！」
在江流的鼓勵之下，田德海定了定神，趕緊打了物料員的電話，原來物料員正在倉庫辦理補料手續。田德海感到很尷尬，趕緊叫物料員先配料到產線。田德海自己也趕緊在流水線上放置換線提醒牌。讓田德海感到揪心的是：物料員在緊張的情況下居然把物料放錯了工位！田德海趕緊上去糾正。雖然有點慌亂，幾分鐘之後，物料還是陸續配到了流水線各個工位。經過ipqc的確認，首件生產的各個工位，物料使用正確，操作正確！後面的生產過程則顯得比較平穩，沒有再發生什麼讓田德海感到緊張的事情。看到產品順利流下產線進入老化房，江流離開了車間。
試執行完成後的第二天，所有相關管理人員都參加了試執行的總結會議。由於計劃、倉庫等部門進行得相當平穩，對於計劃和倉庫，江流主要是瞭解工作量以及過程控制中的問題。在兩個部門都表示實際執行並無困難之後，江流就要求田德海重點彙報一下這次試執行的經驗和教訓。
田德海顯得比較緊張，喉嚨發乾，連著清了幾下嗓子，還是覺得幹，江流都不禁笑了起來，說：「你乾脆還是喝杯水再說吧，不急在這一會兒。」
田德海喝了杯水，定了定神，開始發言。發言的第一句話就是：「這次的試執行因為生產部準備不充分沒有圓滿地達成目標，在此我做出深刻的檢討。」江流聽到這裡連忙擺手示意小田不要再說下去了。
江流微笑著搖頭說：「我們今天是來開總結會的，不是來開批鬥會的，是為了找出問題的解決方法，不是為了找誰的麻煩。相信楊總以及別的同事也沒有這個意思。所以，田德海你不要那麼緊張，搞得我們都緊張了！」
江流這麼一說，很多人的臉上都浮現出了笑容。江流繼續說：「我們開這個會主要是總結經驗和教訓。如果我們沒有找出成功與失敗的真正原因，你深刻總結一百次、一千次，我們的管理還是不會改善。所以，以後不要深刻檢討了，要找出深刻的原因！而且這次是試執行，試執行就是對相關過程的理解還不全面，通過模擬實際執行發現問題的過程。出現問題也是正常情況，找出來改正就是了。」
江流看到田德海此刻的表情放鬆了很多，繼續解釋說：「如果我們追求每次試執行都能圓滿成功，那永遠都不能改革，改革哪有事事順利的？反過來，如果墨守成規，看起來不會犯錯誤，但這其實是最大的錯誤！在改革的過程中難免會犯錯誤，但只要風險可控，大家找出原因不斷改善，我們就能不斷提升自己的管理水平，公司也能獲得更大的市場，獲得更多的利潤！所以，大家不要對在改革的過程中遇到的困難和錯誤那麼緊張，這是正常的！如果總是希望不出錯，那才是不正常的！」
江流停了一下，笑著說：「剛才說得有點遠了，現在迴歸主題。田德海，你總結一下這次的經驗和教訓吧！」
田德海清了清嗓子，說：「我認為生產部的失誤主要是找工藝檔案花費了太多的時間，導致換線前時間很緊張。這也導致我沒有提前安排好物料員到產線把物料配到各個工位，使產線生產出現了停頓。」
江流轉向其他人，說：「大家也都幫田德海會診一下，看看生產部到底都有什麼問題，為什麼會出現問題。」
楊總說：「小田對新的檔案還不夠熟，導致了檔案的查詢花費了很多時間，需要多一些時間去熟悉檔案，以後用多了，熟悉了應該會好轉吧？」
杜山松說：「物料員這個環節問題比較大，按一般的做法，物料員往往在生產快完成的時候要補料，有時還要把包裝完成的成品入庫。這些工作都有可能會和產線的物料配料工作衝突。所以，除非規劃好物料員的工作，否則這種因為物料配料不及時導致的停線就不可避免。」
看到田德海有些疑惑地看著自己，杜山鬆解釋說：「其實你把物料員一天的工作列一張時間表就很容易看到問題。物料員根據生產的情況隨時可能去補料，而且更有可能在生產快要完成的時候補料。而生產快要完成的時候也正好是需要準備換線配料的時間，很容易和配料工作發生衝突。此外物料員還要負責生產入庫，我們的入庫是包裝完成入庫，包裝的工作和流水線組裝的工作是互相獨立的，入庫的時間也不確定，有些時候辦理時間稍稍拖得長一點就有可能和配料工作產生衝突。」
江流點點頭，說：「是的，杜山松說到了點子上。我們有必要認真梳理一下物料員的工作，使物料員有一個合理的工作安排，保障生產的平穩。一些日常的、程式性的工作一定要儘量和產線的生產準備工作錯開，或者由別的人員分擔這些工作。田主管，這個事情你要下去再好好調查瞭解一下，要讓物料員也參與進來。我們過去的會議都沒有考慮物料員的實際工作的特點，這導致了第一次試執行的失敗。所以後續你要多向這些實際操作人員瞭解情況，爭取能找出一個合適的解決方案，要從制度上保障物料員的其他工作和產線準備工作不衝突。有什麼困難可以提出來，但實際情況一定要調查清楚。」
江流又似乎想起來什麼：「生產部很難找到檔案，說是檔案太多，又不熟悉，所以不好找。但是質量部好像沒有碰到這個問題呀？質量部不是也要用到質量檔案嗎？質量部是怎麼做的？能不能拿出來借鑑一下？」
劉經理很自得地說：「我們在收到生產計劃通知後就把檔案單獨放在一邊了，試執行之前我們根本不需要花費時間找檔案！」
江流有些吃驚地看著劉經理，愣了一會才問：「我不是要求試執行力求真實嗎，要求按平時的操作去做。你們為什麼單獨準備檔案？」
聽到江流這麼說，劉經理有些尷尬，說：「現在檔案已經很多了，而且一個系列又分不同的非標。那麼多檔案，如果不事先準備好，等到要用的時候再找，是很難找到的。如果我們也是和生產一樣，等到要用的時候才去找檔案，肯定是來不及的！」
江流沒有馬上說話，而是沉默了一會兒才問劉經理：「如果是一個很平常的生產任務，你能這樣做嗎？你手下的ipqc能夠早早地把檔案準備好嗎？如果以後正式執行了，你能每天都早早準備好檔案嗎？」
劉經理得意的神情消失了，小聲說：「我也只是希望試執行成功，沒有考慮到這麼多。」
江流追問：「你明白我們為什麼要試執行嗎？」
看到劉經理沒有回答，江流自問自答地說：「試執行就是為了發現我們的流程中的潛在的問題而做的。而你這樣做，導致我們有可能會忽視一些關鍵問題。如果這樣掩蓋問題，等真到了正式執行的時候再發現可能已經很難挽救了。」
看著低著頭的劉經理，江流緩和了一下語氣，說：「你想把事情做好，這種心情我能理解。但我們需要的不是一兩次做得漂亮，也不是因為我在關注這件事，你們才要做得特別漂亮，而是要建立一個長效機制來保障長期都能執行得很好。所以，我希望大家要把重心放在這種長效機制的建立之上，而不是靠一些臨時的修修補補來做給我看。這是沒有實際作用的！」
江流緩和了一下語氣，問劉經理：「你現在知道這件事情應該怎麼處理了嗎？」
劉經理點點頭說：「我應該儘可能真實地按照正常的作業方式操作。不過我覺得檔案的事情還是要解決。我們現在才執行了半年多，但是各種非標檔案、設計變更檔案已經很多了。有些檔案執行的時間很長，要在這麼多檔案裡面找出一份特定的檔案並不是一件容易的事情，而實際操作人員的時間是很有限的，根本來不及花很多時間去找正確的檔案。三五分鐘是他們能夠承受的最大限度，超過了這個時間，別人就會催了，所以大家經常是憑自己的記憶在做，而不是按檔案在做！」
江流點了點頭說：「回到我剛才說的要求，我們要建立一種長效運作機制來保障我們執行順利，而不是靠一些臨時手段。所以，我們希望員工按檔案操作，就是要建立一個能夠讓員工可以長期按檔案操作的機制，而不是因為哪個領導關注，哪個客戶參觀才來做做樣子。所以，我們要真正解決員工按檔案操作遇到的檔案太多不好找、太費時間的問題。解決了這些問題，才有可能形成長效機制。所以這件事大家下去後都動動腦筋，下次開會再看有什麼好的解決方法。」
之後的會議，江流感到很滿意。對於返工入庫的成品和物料，田德海和倉庫商量解決了。他們先辦理入庫，保證成品發貨。對於更換下來的物料則發給維修部，維修部確認物料可用後，留作以後維修使用。這樣不用走完冗長的流程就可以把返工成品發貨了。
經過大家反覆溝通討論，執行中出現的兩個問題都有了好的解決辦法。生產部把不良產品維修物料申請的工作轉給生產維修的技工負責，由維修技工直接提出物料申請。維修完成後放在指定的地方，由物料員在自己方便的時間辦理入庫。
此外物料員入庫也改變了過去包裝好就入庫的做法，以後在沒有緊急發貨的情況下儘量集中在上午的十一點、下午的四點半左右入庫，這個時候一般都不會有新的換線工作。而領料工作一般集中在下午和晚上，一方面倉庫的物料要到下午或晚上才備好，另一方面這個時間產線一般都沒有新的生產任務，也不需要配料，物料員不用擔心和產線生產衝突。此外，物料員一定要在下班前至少完成第二天的第一個任務令的分料工作。緊急情況下，由田德海來協調人員幫忙完成入庫的工作。
至於檔案管理，劉經理、田德海等人一起商量之後找出了檔案管理的辦法。他們申請了很多個資料夾，所有在使用中的檔案都按產品系列放入不同的資料夾，資料夾上貼有對應系列的名稱。一個資料夾中所有的檔案按這個系列的名稱的字母順序放置。同時，他們還把放在辦公室的檔案櫃移到了生產現場。現在他們可以保證一個熟練的員工在兩分鐘之內找到任何一份檔案。
終於等到了正式切換的那一天，可真到了那一天，大家已經沒有各種激動、忐忑的心情。這一天看起來似乎和平常沒有什麼區別。工作都是按照事先研究好的方法在進行，沒有什麼意外。事實上，這一天也的確過得平淡無奇，讓人感覺不到和平常有什麼區別。
本章點評
姻什麼情況下需要改進工作流程？怎麼改進工作流程？
姻怎樣保持踏實的團隊工作作風？
工作流程是為業務服務的，當業務需求長期無法得到滿意的支援的時候，管理者需要研究是不是流程本身不支援業務的需求。如果工作流程不能適應業務的需求就需要考慮修改工作流程。改進工作流程要以業務需求為導向，讓流程活動更有針對性地滿足業務的特殊需求。
踏實的工作氛圍源於管理者對工作過程的關注，良好的工作過程能夠在很大程度上保障結果，而且也能反映很多實際問題。